譯者 | 陳峻

審校 | 重樓

文件處理在許多企業(yè)及員工看來是一項(xiàng)必不可少、卻又耗時(shí)費(fèi)力的工作。每天，他們往往需要花費(fèi)無數(shù)個(gè)小時(shí)去對(duì)文件進(jìn)行分類、歸檔、以及搜索。不過，如今人工智能（AI）正在以自動(dòng)化的方式改變著這些瑣碎的工作。

通過利用人工智能，企業(yè)可以自動(dòng)提取和解釋文檔中的信息，從而更加專注于自己的主營(yíng)業(yè)務(wù)。可以說，在文檔處理中采用人工智能不僅可以節(jié)省時(shí)間，還能最大限度地減少人為錯(cuò)誤，從而獲得更準(zhǔn)確、更可靠的結(jié)果。

下面，讓我們深入探討企業(yè)將如何受益于利用人工智能來獲得自動(dòng)化文檔處理，其中會(huì)涉及到的最新技術(shù)工具，以及如何將此類應(yīng)用集成到現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程中。

自動(dòng)化文件處理的優(yōu)勢(shì)

如你所知，我們處理文件的方式受如下因素驅(qū)動(dòng)：

首先，在高速高效的數(shù)字化時(shí)代，企業(yè)不可能為某些文件處理而等待數(shù)天的時(shí)間，他們需要及時(shí)獲取到唾手可得的信息。

其次，隨著企業(yè)的發(fā)展，待處理的文件量也在成倍增加。傳統(tǒng)的處理方法根本無法應(yīng)對(duì)由此產(chǎn)生的成本與資源需求。

此外，提高文檔處理過程的安全性和合規(guī)性，比以往任何時(shí)候都更加重要。在數(shù)據(jù)泄露和隱私問題日益嚴(yán)重的今天，固守過時(shí)的方法往往無法應(yīng)對(duì)變換多端的風(fēng)險(xiǎn)。我們應(yīng)轉(zhuǎn)而采用人工智能驅(qū)動(dòng)的自動(dòng)化方式，在加快流程的基礎(chǔ)上，更好地控制、跟蹤和保護(hù)文檔中的敏感信息。

那么，轉(zhuǎn)而使用自動(dòng)化文檔處理技術(shù)，可以帶來哪些優(yōu)勢(shì)呢？目前，主要包括如下5個(gè)方面：

1. 提高了效率：自動(dòng)化縮短了文件的處理時(shí)間，使得員工能夠更加專注于重要的任務(wù)。
2. 提高了準(zhǔn)確性：通過確保數(shù)據(jù)的精確可靠，減少了人為錯(cuò)誤的可能性。
3. 增強(qiáng)了可擴(kuò)展性：我們可以及時(shí)、輕松地調(diào)整待處理的文件量，而無需捉襟見肘地增加人手。
4. 更好的安全性：此方式在保護(hù)敏感信息的同時(shí)，提供了安全的存儲(chǔ)和受控的訪問。
5. 輕松訪問和檢索：由于數(shù)字文件可隨時(shí)隨地被訪問，因此讓協(xié)作和信息檢索變得輕而易舉。

用于自動(dòng)文件處理的人工智能技術(shù)

過去，企業(yè)依靠的是個(gè)別只能執(zhí)行簡(jiǎn)單任務(wù)的基本性自動(dòng)化工具。其中，光學(xué)字符識(shí)別（OCR）和自然語言處理（NLP）是一直以來文檔自動(dòng)化的主要技術(shù)。OCR能夠?qū)⑽谋緢D像轉(zhuǎn)換為機(jī)器編碼文本，而NLP則可以幫助系統(tǒng)理解和解釋人類語言。然而，這兩種方法往往在準(zhǔn)確性方面存在著局限，特別是在處理布局不規(guī)則、或包含錯(cuò)誤的文檔時(shí)。因此，它們需要針對(duì)特定文檔類型進(jìn)行大量培訓(xùn)。此過程既耗時(shí)又低效。

得益于人工智能技術(shù)的進(jìn)步，自動(dòng)化文檔處理已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。如今，經(jīng)歷了多輪迭代的人工智能技術(shù)，已經(jīng)可以理解和處理復(fù)雜的文檔結(jié)構(gòu)，并成為現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境中不可或缺的工具。可以說，從老式OCR與NLP的傳統(tǒng)組合，到智能文檔處理（IDP）和大語言模型（LLM）的智能組合，文檔處理正在變得輕而易舉。

1.從OCR到IDP

作為教會(huì)計(jì)算機(jī)閱讀的第一步，OCR雖然能夠識(shí)別圖像中的字母和單詞，但是并不能真正理解其含義或結(jié)構(gòu)。而IDP則加快了該進(jìn)程。通過采用先進(jìn)的機(jī)器學(xué)習(xí)和NLP等多種技術(shù)，IDP不僅能夠智能地閱讀文本，而且可以洞察整個(gè)文檔的類型、布局、以及上下文。

2.從基礎(chǔ)NLP到LLM

基礎(chǔ)NLP雖然有助于理解和提取基本信息，但是在處理語言的細(xì)微差別或不同的文檔類型時(shí)，往往會(huì)遇到困難。而LLM就像一個(gè)語言奇才，能理解語言的細(xì)微差別和上下文，甚至可以回答問題或總結(jié)文本，而且無需對(duì)每一種文件類型進(jìn)行專門的培訓(xùn)。

它們?nèi)绾螀f(xié)同工作？

在自動(dòng)化處理中，首先，由IDP分析文本，以根據(jù)文件的結(jié)構(gòu)，找出重要內(nèi)容。接著，LLM根據(jù)解讀出來的文本內(nèi)容，理解其中的微妙之處，進(jìn)而提取出所需的信息或見解。這種現(xiàn)代化的方法使得文檔處理不僅更快、更準(zhǔn)確，而且更智能，更能夠輕松地適應(yīng)你所提交的任何類型的文檔。

如何“調(diào)教”自動(dòng)化文檔處理軟件？

在使用自動(dòng)化文檔處理軟件時(shí)，你首先需要向軟件提供文檔示例，對(duì)軟件進(jìn)行合理化設(shè)置。這將有助于軟件了解其可能接收到的數(shù)據(jù)布局和類型。然后，軟件會(huì)利用上面提到的技術(shù)，將不同類型的文檔轉(zhuǎn)換為可編輯和可搜索的數(shù)據(jù)。同時(shí)，憑借著自動(dòng)化技術(shù)，軟件可以對(duì)傳入文件中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行自動(dòng)分類、提取和歸檔，并將這些數(shù)據(jù)直接整合到你現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)或系統(tǒng)中。

如果你希望在工作流程中有效地應(yīng)用此類軟件，則首先需要針對(duì)特定類型的文件或部門進(jìn)行試點(diǎn)。跟蹤其效果與性能，并按需進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，我們不僅需要培訓(xùn)員工會(huì)使用此類軟件，還要培訓(xùn)他們?nèi)绾翁幚硗话l(fā)的異?；虿粶?zhǔn)確情況。完成試點(diǎn)后，隨著時(shí)間的推移，你可以擴(kuò)大軟件的使用范圍，吸納更多的文檔類型和使用部門，以不斷提高整個(gè)企業(yè)的效率和準(zhǔn)確性。

醫(yī)療應(yīng)用案例研究

為了使患者的記錄能夠被保存得更有效、更準(zhǔn)確，一家醫(yī)療機(jī)構(gòu)已將人工系統(tǒng)改為自動(dòng)化AI系統(tǒng)，并利用技術(shù)從不同類型的文件中輸入和管理患者信息。經(jīng)過持續(xù)運(yùn)行，其收益主要體現(xiàn)在：

1. 效率：更新患者記錄只需過去一半的時(shí)間。
2. 準(zhǔn)確性：在減少錯(cuò)誤的同時(shí)，大幅提高了數(shù)據(jù)的精確度。
3. 可訪問性：醫(yī)務(wù)人員可以更快地獲取患者信息，這在緊急情況下尤為重要。
4. 患者護(hù)理：醫(yī)療機(jī)構(gòu)為患者提供的服務(wù)水平提升了40%。
5. 滿意度：患者和工作人員對(duì)文檔質(zhì)量的投訴數(shù)量大幅減少。

這些轉(zhuǎn)變不僅加強(qiáng)了該機(jī)構(gòu)的日常運(yùn)營(yíng)，也對(duì)患者的護(hù)理和安全產(chǎn)生了積極影響。

其實(shí)，自動(dòng)化文檔處理的好處不僅限于醫(yī)療保健行業(yè)，從簡(jiǎn)化案件檔案的律師事務(wù)所到管理學(xué)生檔案的教育機(jī)構(gòu)，都需要此類技術(shù)來減少錯(cuò)誤、加快處理時(shí)間、以及改善數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)確性。

投資回報(bào)率和成本分析

了解在文檔處理中采用人工智能的投資回報(bào)率（ROI）對(duì)于任何企業(yè)都是至關(guān)重要的。通常情況下，投資回報(bào)率的計(jì)算方法是將節(jié)省的成本和提高的生產(chǎn)率與人工智能系統(tǒng)的初始成本和持續(xù)成本進(jìn)行對(duì)比。與之對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)單計(jì)算公式為：

投資回報(bào)率 =（節(jié)省的費(fèi)用 + 提高的生產(chǎn)率 - 成本）/ 成本

其中，“節(jié)省的費(fèi)用”主要體現(xiàn)在：人工輸入數(shù)據(jù)所需的勞動(dòng)力減少、錯(cuò)誤率的降低導(dǎo)致的財(cái)務(wù)差異減少、以及紙張使用量的減少等方面。而“生產(chǎn)率的提高”可以通過更快的處理時(shí)間、以及員工被重新分配到更高價(jià)值任務(wù)的能力等來衡量。也就是說，當(dāng)這些效益超過人工智能系統(tǒng)的設(shè)置和運(yùn)行成本時(shí)，此類投資便是合理的。

例如，如果實(shí)施人工智能文檔處理，通過減少人工勞動(dòng)和錯(cuò)誤，企業(yè)每年可節(jié)省100,000美元，而系統(tǒng)設(shè)置成本為50,000美元。同時(shí)，年運(yùn)營(yíng)成本為10,000美元。那么，第一年的投資回報(bào)率為（100,000 - (50,000 + 10,000)) / (50,000 + 10,000) = 66.67%。這樣的簡(jiǎn)單分析會(huì)有助于企業(yè)了解人工智能技術(shù)的財(cái)務(wù)影響、以及投資回報(bào)的時(shí)間表。

典型產(chǎn)品：Extracta.ai

Extracta.ai是一款文檔處理工具，既適用于結(jié)構(gòu)化文檔，也適用于非結(jié)構(gòu)化文檔，如：發(fā)票、合同以及收據(jù)等。它專為各種規(guī)模的企業(yè)設(shè)計(jì)，可簡(jiǎn)化各種類型文檔的處理，且無需特別的培訓(xùn)。因此，使用Extracta.ai的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：

1. 通過將IDP與LLM相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了極高的精確度。
2. 無需前期培訓(xùn)。
3. 在界面設(shè)計(jì)中充分考慮了用戶友好性。
4. 提供諸如：處理表格、復(fù)選框等自定義選項(xiàng)。
5. 能夠同時(shí)處理大批量文件。
6. 支持從超過72種語言的文件中提取數(shù)據(jù)。

小結(jié)

作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性舉措，采用自動(dòng)文檔處理技術(shù)可以顯著提高運(yùn)營(yíng)效率、準(zhǔn)確性和安全性。憑借此項(xiàng)技術(shù)，企業(yè)可以節(jié)省寶貴的資源，降低錯(cuò)誤率，并做出更明智的決策。而隨著企業(yè)在數(shù)字領(lǐng)域的不斷摸索，那些愿意主動(dòng)擁抱自動(dòng)化的企業(yè)將會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在不斷提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，能夠更有效地按需擴(kuò)展與適應(yīng)變化的環(huán)境。

譯者介紹

陳峻（Julian Chen），51CTO社區(qū)編輯，具有十多年的IT項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，善于對(duì)內(nèi)外部資源與風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施管控，專注傳播網(wǎng)絡(luò)與信息安全知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)。

原文標(biāo)題：How To Use AI To Automate Document Processing，作者：Alex Bardahan