【51CTO.com原創(chuàng)稿件】協(xié)同辦公，是每個企業(yè)都需要的軟件工具，隨著企業(yè)員工數(shù)量越多，業(yè)務線越來越長，管理的難度也會加大。面對上千人的企業(yè)集團，該如何利用協(xié)同辦公工具，來提升管理和工作效率呢？

東方泵業(yè)是近三十年的老牌企業(yè)，以泵業(yè)經(jīng)營為主業(yè)，是集科研、制造、營銷、服務為一體的科、工、貿(mào)企業(yè)集團。隨著公司的不斷擴張，東方泵業(yè)在全國200多個大中城市設有分支機構(gòu)，擁有一支近2000人的專業(yè)銷售服務團隊。雖然分支機構(gòu)多，人員眾多，但是，東方泵業(yè)的管理卻是井然有序，這都要歸功于東方泵業(yè)的老朋友--今目標。

千人管理難度高

千人規(guī)模的大型集團企業(yè)，要想做好管理工作絕非易事。東方泵業(yè)的分支機構(gòu)多、部門多、人員多，總部和分公司的地理跨度比較大，因此，員工之間的溝通就成了大問題。上海東方泵業(yè)常務副總室經(jīng)理吳三江表示，過去，東方泵業(yè)通常是采用傳統(tǒng)的辦公方式，比如通過打電話、發(fā)傳真、發(fā)電子郵件等形式進行溝通。“這樣的工作方式不但效率非常低，還浪費資源，比如發(fā)個文件要印很多份，每個部門要逐一送過去或者發(fā)傳真，很不方便，發(fā)文對象還不一定可以及時看到，管理意圖和要求不能及時傳達。”

此外，口頭溝通方式?jīng)]有記錄，事后容易忘記，出現(xiàn)問題或爭執(zhí)的時候也是難以查證，而書面溝通又不方便，還受到各種因素的限制。因此，東方泵業(yè)急需一個工具可以實現(xiàn)快速溝通，并且可以保存記錄備查。

偶遇今目標

于是，東方泵業(yè)開始尋找協(xié)同辦公的工具，而東方泵業(yè)和今目標的相遇純屬巧合。吳三江介紹說，我們最早是通過一家子公司來了解今目標的。當時東方泵業(yè)的一家子公司中有一個從國外回來的高層人員，在國外工作的他們都習慣使用自動化的工具辦公，并且選擇了今目標。在偶然的機會下，東方泵業(yè)得知了今目標這個工具，之后今目標公司的技術(shù)人員為東方泵業(yè)的高管做了功能演示，大家的反映都很熱烈，覺得有了今目標，大家的溝通方便了，還能提高效率，而且費用也是比較低的，因此就開始嘗試使用。如今，今目標已經(jīng)在東方泵業(yè)的2000多名員工中使用，大家每天上班的***件事就是打開今目標，簽到打卡，查看消息。

市面上有很多協(xié)同辦公工具，那么今目標的哪些特質(zhì)吸引了東方泵業(yè)呢？吳三江告訴筆者，首先他們能夠解決我們部門的核心需求，比如溝通、公告、考勤等；其次，今目標的服務比較好，成長性比較高，可以及時幫助我們解決遇到的各種問題，認真聽取用戶意見并及時評估改進。吳三江肯定的說，“事實證明這幾年今目標的進步非?？?，不斷幫我們滿足越來越多的需求?！?/p>

效率提升見成效

東方泵業(yè)是從2013年開始使用的今目標，并且在今年收費政策推出后，一下購買了5年的企業(yè)版今目標。雖然今目標已經(jīng)有20余款的功能模塊，但是東方泵業(yè)使用最多的就是溝通、考勤、公告和網(wǎng)盤。

東方泵業(yè)屬于生產(chǎn)、銷售型企業(yè)，人員構(gòu)成上外勤人員占據(jù)絕大多數(shù)。內(nèi)勤人員因時間和地點比較固定，但由于外勤人員經(jīng)常外出工作，工作時間和地點等具有很多不確定性，考勤及管理難度非常大。今目標的考勤模塊，已具有“打卡”、“簽退”、“考勤統(tǒng)計”、“上報位置”和“拍照上傳”等功能，基本實現(xiàn)了該集團公司之前所用軟件的核心功能，并可以滿足分公司日?？记谝约巴馇诠芾淼男枰?/p>

如今，東方泵業(yè)也開始使用審批功能。由于之前的審批功能不能關(guān)聯(lián)附件，而東方泵業(yè)的審批申請是有格式要求的，因此之前的功能并不能滿足于他們的需求。后來，今目標做了迭代升級，現(xiàn)在在自定義流程中可以直接關(guān)聯(lián)表格，員工可以按照提前設置好的格式進行申請，方便了許多。

雖然東方泵業(yè)使用今目標的功能模塊還不多，但是已經(jīng)看到了成效。最主要的實現(xiàn)了人員溝通方便，提高了溝通效率和溝通質(zhì)量；其次，規(guī)范了外勤人員的考勤情況銷售管理人員通過考勤上報功能可以實現(xiàn)對銷售過程的管理和差旅費等費用的控制；三是手機版的優(yōu)化提升促使移動辦公有所進展。

習慣的改變需全員努力

過去，大家都是口頭溝通，紙質(zhì)審批，使用了自動化的辦公工具后，難免會帶來不適應。吳三江告訴筆者，其實，像溝通、公告這樣的基本功能，對大家原有習慣影響不大，給大家來帶的更多是方便，所以基本很少有抵觸。但是像考勤功能確實抵觸比較大的。

過去，對于外勤員工來說，工作時間相對自由，大家也比較松散，但是有了今目標的考勤后，大家就處于被監(jiān)管的狀態(tài)，必須按照規(guī)章制度來執(zhí)行，因此，對于外勤人員來說推行考勤制度是有難度的。

不過，東方泵業(yè)也從上到下付出了很大努力。首先，高層領(lǐng)導態(tài)度鮮明，親自不遺余力的宣傳和引導；其次，根據(jù)外勤人員的實際工作情況和管理需要，對考勤制度進行了改進和完善，使考勤要求相對科學合理；再次，東方泵業(yè)進行了大量宣傳、培訓和溝通工作，使他們正確理解考勤要求和操作方法。吳三江表示，通過一段時間的適應和磨合，很多人逐漸感受到了這么做的優(yōu)勢、好處，那么經(jīng)過了最初的艱難階段之后，后面就越來越容易了。

加強溝通深化合作

由于東方泵業(yè)有著自己的業(yè)務流程和要求，到目前為止，日志仍是使用自己研發(fā)的軟件進行填寫，而項目信息和客戶管理等又是使用的其他工具。因此，東方泵業(yè)的管理工具相對比較分散，由于今目標提供的是平臺化的工具，沒有定制化的功能，因此很多業(yè)務的管理工具還不能夠全面集中在今目標上。但是吳三江對今目標平臺還是比較信任的，“近期審批功能經(jīng)過改進已經(jīng)基本可以滿足我們的使用要求了，其他的比如日志、主線、任務等功能我們也會逐步考慮，同時會加強和今目標的溝通，爭取使越來越多的功能能夠為我所用。”

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