佳能商務(wù)影像方案 騰訊文印智能管家
短短13年的時(shí)間，可以讓一家白手起家的公司成長(zhǎng)為如今中國(guó)***的互聯(lián)網(wǎng)綜合服務(wù)提供商之一。沒(méi)錯(cuò)，這項(xiàng)成就只屬于騰訊。一家能長(zhǎng)期保持高速成長(zhǎng)的公司，其企業(yè)內(nèi)部管理自然也會(huì)有其特別之道。如何能讓急劇擴(kuò)張的企業(yè)依舊保持有條不紊的運(yùn)營(yíng)?我們不妨走進(jìn)騰訊，通過(guò)其成功的文印管理環(huán)節(jié)來(lái)解讀一二。
大型企業(yè)的文印管理挑戰(zhàn)多
騰訊公司的企業(yè)規(guī)模近幾年始終保持兩位數(shù)的增幅。目前公司員工達(dá)16000余人，如此龐大數(shù)量的員工，每天自然要產(chǎn)生大量的文印需求。同時(shí)，眾多員工分布在深圳總部以及北京、上海、廣州、成都等多個(gè)分公司，對(duì)于系統(tǒng)化的文印管理來(lái)說(shuō)的確是個(gè)不小的挑戰(zhàn)。
面對(duì)全國(guó)各地上百臺(tái)辦公文印設(shè)備以及分散化的人員組成，以往騰訊公司并沒(méi)有采取總部集中管理的方式，因此很多現(xiàn)實(shí)困難也逐漸凸顯出來(lái)，例如管理人員工作量大、成本高，設(shè)備狀況信息反饋不及時(shí)，設(shè)備驅(qū)動(dòng)管理復(fù)雜等。如何對(duì)現(xiàn)狀作出改變?騰訊無(wú)疑需要一家專(zhuān)業(yè)的辦公解決方案提供商來(lái)協(xié)助完成。而在經(jīng)過(guò)多方比較后，有著40多年專(zhuān)業(yè)辦公領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)的佳能成為了騰訊的伙伴，并在短時(shí)間內(nèi)為這家快速成長(zhǎng)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)建立起一套極為快捷、高效的企業(yè)文印集中管理平臺(tái)。
成本和效率，佳能uniFLOW解決方案帶來(lái)管理新變化
佳能這套名為uniFLOW的解決方案是從2011年4月份開(kāi)始在騰訊公司組建的。短短半年時(shí)間，騰訊公司已經(jīng)明顯感受到這套智能化的解決方案為公司創(chuàng)造了更為高效、安全、穩(wěn)定的文印環(huán)境，同時(shí)管理起來(lái)也更加得心應(yīng)手。
在uniFLOW系統(tǒng)下工作的佳能智簡(jiǎn)系列復(fù)合機(jī)
來(lái)自騰訊公司行政部的楊先生是負(fù)責(zé)日常辦公文印設(shè)備管理的主管，他在這方面的感觸頗多：“作為一名設(shè)備管理人員，我能感受到的最明顯變化就是管理成本的下降和效率的提升。”據(jù)了解，在佳能uniFLOW解決方案的支持下，目前騰訊已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了百余臺(tái)佳能多功能數(shù)碼復(fù)合機(jī)的全國(guó)統(tǒng)一管理和監(jiān)控。如今，楊先生只需在深圳總部的電腦上，便可以隨時(shí)遠(yuǎn)程監(jiān)控管理各個(gè)分公司打印設(shè)備的狀態(tài)，設(shè)備遇到問(wèn)題能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。“如今我一個(gè)人就可以管理起全國(guó)的上百部文印設(shè)備，管理成本大幅降低，也不用再擔(dān)心各地設(shè)備管理人員水平良莠不齊的問(wèn)題。此外，由于騰訊的佳能數(shù)碼復(fù)合機(jī)較多，佳能公司還提供了駐場(chǎng)式工程師，隨時(shí)可以幫助我快速解決各種設(shè)備問(wèn)題。”
還有一件事讓行政部楊先生深感佳能uniFLOW在管理方面有著巨大優(yōu)勢(shì)，這就是騰訊總部的搬家行動(dòng)。不久前，騰訊公司總部搬入了新建成的騰訊大廈，按照以往的經(jīng)驗(yàn)，負(fù)責(zé)文印設(shè)備管理的楊先生相信這次搬家對(duì)于自己來(lái)說(shuō)絕對(duì)又是項(xiàng)苦差事。不過(guò)由于公司已經(jīng)采用了佳能uniFLOW解決方案，這次搬家實(shí)際上并沒(méi)有給楊先生帶來(lái)更多的工作負(fù)擔(dān)。在uniFLOW的支持下，所有設(shè)備的驅(qū)動(dòng)都是統(tǒng)一獲取的，管理人員不必逐一為每個(gè)客戶(hù)端電腦安裝驅(qū)動(dòng)，即使設(shè)備發(fā)生變更，客戶(hù)端驅(qū)動(dòng)也能自動(dòng)更新。此外，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，任何設(shè)備或設(shè)置的變更，只需要管理后臺(tái)的打印服務(wù)器，即可對(duì)所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)整，大大簡(jiǎn)化了工作流程，節(jié)省出寶貴的時(shí)間和人力。
安全性和高效打印——刷卡打印、隨行打印缺一不可
在uniFLOW的解決方案中，刷卡打印和隨行打印是佳能幫助騰訊公司提升員工打印安全性和高效性的兩項(xiàng)應(yīng)用。所謂刷卡打印，也就是說(shuō)，騰訊公司的員工在電腦端點(diǎn)擊打印按鈕后，打印作業(yè)會(huì)保留在uniFLOW服務(wù)器上，員工只有在佳能復(fù)合機(jī)上刷一下自己的電子門(mén)卡，系統(tǒng)驗(yàn)證身份后，文檔才會(huì)打印出來(lái)。如果是誤打印的文檔，員工便可以在刷卡前將其取消，避免不必要的浪費(fèi)。同時(shí)，如果是機(jī)密文檔，也只有在刷卡后才能打印出來(lái)，這樣員工就能在***時(shí)間取走，降低了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。
騰訊員工正在使用員工卡進(jìn)行刷卡打印
對(duì)于安全性，除了刷卡打印外，佳能uniFLOW也在為騰訊提供更高規(guī)格的安全性保障。對(duì)于公司一些敏感部門(mén)的打印作業(yè)，uniFLOW會(huì)保存住一段時(shí)間內(nèi)的打印作業(yè)，公司的IT安全中心會(huì)定期在這些打印作業(yè)中搜索敏感詞匯，確保公司的機(jī)密信息沒(méi)有向外泄露。
騰訊公司總部目前大約有30余層，員工經(jīng)常需要到不同樓層開(kāi)會(huì)或處理相關(guān)事務(wù)，自然也會(huì)經(jīng)常遇到臨時(shí)打印文檔的情況。如果騰訊員工能隨時(shí)在離自己最近的任意一臺(tái)佳能數(shù)碼復(fù)合機(jī)上獲取打印文檔，這無(wú)疑會(huì)大大提高工作效率。佳能數(shù)碼復(fù)合機(jī)所提供的隨行打印功能便有效實(shí)現(xiàn)了這一愿望。無(wú)論員工在大廈內(nèi)的任何一層，只要通過(guò)電腦發(fā)出打印命令，同時(shí)在任意一臺(tái)復(fù)合機(jī)上刷一下卡，后臺(tái)的uniFLOW服務(wù)器便會(huì)自動(dòng)將該打印作業(yè)發(fā)送到這臺(tái)復(fù)合機(jī)上，完成打印作業(yè)。由此可見(jiàn)，對(duì)于像騰訊這樣的大型企業(yè)來(lái)講，一套智能化的打印系統(tǒng)會(huì)為企業(yè)日常辦公效率的提升起到明顯的推動(dòng)作用。
公司文印成本的變化，綠色辦公初見(jiàn)成效
創(chuàng)建一個(gè)綠色環(huán)保的辦公環(huán)境是騰訊公司始終倡導(dǎo)的原則。就拿公司每年消耗的打印紙張量來(lái)說(shuō)，對(duì)于像騰訊這樣的大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，每年都是以百萬(wàn)張來(lái)計(jì)的，因此有效降低用紙量，無(wú)論對(duì)于節(jié)約紙張資源還是降低公司運(yùn)營(yíng)成本都是尤為必要的。在佳能的幫助下，如今騰訊公司已經(jīng)逐漸建立起一套完善的綠色打印流程，員工的默認(rèn)打印方式均為雙面打印、并設(shè)計(jì)了一鍵式掃描應(yīng)用，同時(shí)還通過(guò)刷卡方式來(lái)進(jìn)行2次確認(rèn)打印，避免一些不必要的誤打印，從而多方面實(shí)現(xiàn)節(jié)省紙張用量的目的。
佳能的uniFLOW系統(tǒng)對(duì)整個(gè)公司的打印量都會(huì)有實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)。例如在實(shí)施雙面打印之初，雙面打印量?jī)H為13%，而如今已經(jīng)達(dá)到49%，員工的節(jié)約環(huán)保意識(shí)正在逐步加強(qiáng)。這一年下來(lái)，預(yù)計(jì)可以節(jié)約近百萬(wàn)張打印紙，這絕對(duì)不是一個(gè)小數(shù)目。雖然公司規(guī)模今年有了明顯增長(zhǎng)，但公司的紙張購(gòu)買(mǎi)成本卻保持穩(wěn)定，這也充分說(shuō)明了綠色打印的重要性。
以人為本的用戶(hù)體驗(yàn)
員工的滿意和開(kāi)心是騰訊企業(yè)核心文化的重要一條，同樣，如何讓員工能快樂(lè)方便地進(jìn)行文印工作也是企業(yè)需要充分考慮的。騰訊在這方面也是頗費(fèi)心思。如今，在騰訊每一層的主要辦公區(qū)域都會(huì)配有獨(dú)立的打印間。對(duì)于文印設(shè)備的使用，也都在設(shè)備上方貼有詳細(xì)直觀的使用說(shuō)明，員工可以快速掌握使用技巧。此外，考慮到文印設(shè)備的型號(hào)對(duì)于普通員工來(lái)說(shuō)較難記憶，騰訊還特別為每一部文印設(shè)備取了更易記住的通俗別名，員工使用起來(lái)也更多了幾分親切感。而對(duì)于待取文檔以及可以再次利用的紙張，每個(gè)打印間也都安放了專(zhuān)門(mén)的文件欄，以減少紙張浪費(fèi)。從這些細(xì)小之處，都充分體現(xiàn)出騰訊努力在為員工提供一個(gè)便捷、人性化的文印環(huán)境。
打印設(shè)備提供了直觀易記的名稱(chēng)
在專(zhuān)業(yè)辦公專(zhuān)家佳能的幫助下，如今騰訊公司的辦公文印系統(tǒng)已經(jīng)逐步成為一套智能化、高效化、專(zhuān)業(yè)化的大型企業(yè)專(zhuān)業(yè)辦公文印系統(tǒng)。今后，隨著眾多大型企業(yè)規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大以及分支機(jī)構(gòu)甚至是海外機(jī)構(gòu)的增加，佳能也將憑借自身在專(zhuān)業(yè)辦公解決方案方面的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為這些企業(yè)提供具有針對(duì)性的解決之道。
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