譯者 | 李睿

審校 | 重樓

提高辦公效率并不能只依賴埋頭苦干。在通常情況下，“巧干勝于蠻干”。因此，為了持續(xù)領(lǐng)先，關(guān)鍵在于融合個(gè)人才智、專注投入，以及高效應(yīng)對(duì)日常挑戰(zhàn)的方案。值得慶幸的是，人們?nèi)缃裆硖幦斯ぶ悄軙r(shí)代，無(wú)論完成什么檔的工作或任務(wù)，都有大量的解決方案可供選擇。使用過(guò)人工智能工具的人都知道，它們可以輕松地幫助他們完成原本耗費(fèi)數(shù)小時(shí)的繁瑣工作。本文將介紹一些免費(fèi)的人工智能工具，可以幫助職場(chǎng)人士提高辦公效率。

免費(fèi)人工智能工具如何提高辦公效率？

免費(fèi)的人工智能工具改變了職場(chǎng)人士處理日常工作和任務(wù)的方式。這些人工智能工具能夠帶來(lái)多大的優(yōu)勢(shì)？可以通過(guò)以下這些指標(biāo)來(lái)判斷，這些指標(biāo)涵蓋了當(dāng)今辦公室中人工智能解決方案的優(yōu)勢(shì)。

• 自動(dòng)化重復(fù)流程：為職場(chǎng)人士提供的人工智能工具可以自動(dòng)化安排日程、數(shù)據(jù)輸入，甚至客戶查詢，從而每周可以減少數(shù)小時(shí)的枯燥工作，并可能防止職業(yè)倦怠。
• 提高準(zhǔn)確性和一致性：人工智能生產(chǎn)力軟件確保數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)任務(wù)更精準(zhǔn)，通過(guò)學(xué)習(xí)模式保持一致性，從而減少疏漏。
• 快速生成想法和內(nèi)容：ChatGPT和Jasper等工具可以快速起草電子郵件、社交媒體帖子和報(bào)告。這使職場(chǎng)人士能夠?qū)⒕性诟倪M(jìn)內(nèi)容上，而不是從頭開(kāi)始創(chuàng)建。
• 增強(qiáng)決策能力：免費(fèi)的人工智能應(yīng)用程序可以處理大型數(shù)據(jù)集并識(shí)別趨勢(shì)，幫助管理者可以在幾秒鐘內(nèi)做出更準(zhǔn)確的、基于證據(jù)的決策。
• 個(gè)性化客戶體驗(yàn)：人工智能聊天機(jī)器人和客戶關(guān)系管理（CRM）系統(tǒng)根據(jù)客戶的需求調(diào)整響應(yīng)。這是大規(guī)模建立信任和提高參與性的可靠方法之一。
• 節(jié)省成本：優(yōu)秀的免費(fèi)人工智能工具通常在質(zhì)量上匹配或超過(guò)付費(fèi)解決方案。企業(yè)可以利用它們來(lái)節(jié)省軟件費(fèi)用，而不會(huì)對(duì)生產(chǎn)力帶來(lái)不利影響。
• 支持協(xié)作：新興和即將推出的人工智能工具跨平臺(tái)集成，有助于保持團(tuán)隊(duì)一致。它們提供更新、提醒和智能建議，幫助用戶高效地完成工作。

由此可見(jiàn)，從內(nèi)容生成到工作流程優(yōu)化，免費(fèi)的在線人工智能工具正在重塑專業(yè)人士的日常工作方式。

提高辦公效率的最佳免費(fèi)人工智能工具

在了解人工智能工具帶來(lái)的好處之后，以下將探索能夠提高辦公效率的免費(fèi)人工智能工具，每個(gè)工具均包含描述、訪問(wèn)方式和替代方法，可以幫助人們嘗試采用并提高辦公效率。

1. ChatGPT

OpenAI推出的ChatGPT人工智能聊天機(jī)器人位居人工智能工具榜首。作為先進(jìn)的語(yǔ)言模型，ChatGPT能夠針對(duì)幾乎任何問(wèn)題生成清晰、精準(zhǔn)且自然的回答。其潛力似乎無(wú)窮無(wú)盡——起草郵件、頭腦風(fēng)暴博客主題、總結(jié)報(bào)告、翻譯文本，甚至編寫(xiě)基礎(chǔ)代碼片段。

ChatGPT如今廣受歡迎，一旦熟練掌握，幾乎不需要采用其他人工智能工具。它可以靈活適應(yīng)多種任務(wù)，例如用于營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售、內(nèi)容制作、策劃、財(cái)務(wù)、工程等領(lǐng)域。盡管偶爾會(huì)出現(xiàn)循環(huán)或偏離主題的情況，但ChatGPT在大多數(shù)情況下能快速解決各種挑戰(zhàn)，并節(jié)省時(shí)間。

訪問(wèn)chat.openai.com，創(chuàng)建免費(fèi)賬戶即可開(kāi)始使用。

Jasper Chat，Anthropic的Claude。

2.Grammarly

對(duì)于內(nèi)容創(chuàng)作者來(lái)說(shuō)，Grammarly是必備工具。即使是需要頻繁進(jìn)行團(tuán)隊(duì)內(nèi)外溝通的專業(yè)人士，Grammarly也能發(fā)揮重要作用。正如其視頻廣告所展示的那樣，它可以幫助用戶精心制作信息或完善語(yǔ)氣、語(yǔ)法和整體形象，進(jìn)而產(chǎn)生更好的效果。

Grammarly可以幫助用戶檢查和糾正文章，它能實(shí)時(shí)監(jiān)控拼寫(xiě)、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)法，甚至提升文本清晰度和語(yǔ)氣。無(wú)論是撰寫(xiě)郵件、提案、報(bào)告還是其他溝通內(nèi)容，Grammarly都能幫助職場(chǎng)人士完美呈現(xiàn)。它可直接集成到瀏覽器、文字處理器或郵箱平臺(tái)，確保每次寫(xiě)作更加完美。

訪問(wèn)方式：

安裝瀏覽器擴(kuò)展或訪問(wèn)grammarly.com。

替代工具：

ProWritingAid，Hemingway Editor.

3.Notion AI

Notion AI是一款專為團(tuán)隊(duì)提升工作效率設(shè)計(jì)的人工智能工具。作為企業(yè)的人工智能助手，它將公司所有信息集中到一個(gè)儀表表中。它通過(guò)聆聽(tīng)會(huì)議內(nèi)容生成摘要，在組織的數(shù)字渠道中搜索信息，研究并構(gòu)建關(guān)于這些信息的報(bào)告，以及與其他最新的人工智能模型聊天。

Notion AI集成于Notion的一體化工作空間中，并在項(xiàng)目管理的各個(gè)階段提供幫助。它甚至可以自動(dòng)化文檔和頭腦風(fēng)暴工作流程，讓團(tuán)隊(duì)在中心樞紐高效協(xié)作。Notion AI通過(guò)為個(gè)人或小型團(tuán)隊(duì)提供免費(fèi)的解決方案來(lái)提高辦公效率。

訪問(wèn)方式：

注冊(cè)Notion并在工作空間中啟用人工智能功能。

替代工具：

Coda AI、Evernote。

4. Otter.ai

Otter.ai是語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字需求的首選工具。這款人工智能工具能夠通過(guò)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)實(shí)時(shí)錄制并轉(zhuǎn)錄會(huì)議內(nèi)容，還支持上傳音頻文件或與Zoom等會(huì)議工具集成，自動(dòng)生成實(shí)時(shí)記錄。

其他實(shí)用功能包括：標(biāo)注發(fā)言人、突出顯示關(guān)鍵短語(yǔ)、生成可搜索的筆記供后續(xù)回顧。合理使用Otter.ai可以大幅減少文字記錄和整理時(shí)間。Otter.ai免費(fèi)版提供每月充足的轉(zhuǎn)錄時(shí)長(zhǎng)。

訪問(wèn)方式：

下載Otter應(yīng)用程序或訪問(wèn)otter.ai。

替代工具：
Sonix、Rev。

5.Beautiful.ai

Beautiful.ai專為經(jīng)常需要演示或主持會(huì)議的人士設(shè)計(jì)，可在數(shù)秒內(nèi)生成專業(yè)級(jí)演示文稿。只需概述核心要點(diǎn)，Beautiful.ai就會(huì)自動(dòng)設(shè)計(jì)每頁(yè)幻燈片，可以提供優(yōu)雅的布局、智能圖片排版以及風(fēng)格一致的設(shè)計(jì)主題。

這款免費(fèi)在線人工智能工具節(jié)省了設(shè)計(jì)幻燈片表示數(shù)據(jù)的時(shí)間，是推銷(xiāo)、投資者路演或內(nèi)部培訓(xùn)材料的理想選擇，也是管理層和決策者的必備工具。

訪問(wèn)方式：

訪問(wèn)beautiful.ai并注冊(cè)免費(fèi)賬戶。

替代工具：

Visme、Canva。

6.Copy.ai

Copy.ai是專為營(yíng)銷(xiāo)和內(nèi)容創(chuàng)作優(yōu)化的ChatGPT。它能生成吸引人的營(yíng)銷(xiāo)文案、產(chǎn)品描述、博客大綱、社交媒體標(biāo)題等各類內(nèi)容。只需選擇內(nèi)容類型，提供一些關(guān)鍵字或說(shuō)明，Copy.ai即可完成其余的工作。

這個(gè)工具對(duì)于那些想要在人手有限的情況下擴(kuò)大內(nèi)容產(chǎn)出的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)人員、企業(yè)家和小企業(yè)主尤為實(shí)用。Copy.ai免費(fèi)版每月提供一些積分，可以創(chuàng)建各種文本格式，并可以幫助用戶持續(xù)輸出高質(zhì)量?jī)?nèi)容。

訪問(wèn)方式：

訪問(wèn)copy.ai并免費(fèi)注冊(cè)。

替代工具：

Writesonic、Anyword。

7.Zapier

Zapier是一款完全自動(dòng)化的工具，它可以幫助用戶將常用的應(yīng)用程序或任務(wù)集成到自動(dòng)化的工作流程中，而無(wú)需編碼。用戶可以采用Zapier創(chuàng)建觸發(fā)動(dòng)作的“Zaps”。例如，Zap可以自動(dòng)向CRM添加新的電子郵件線索，或者在任務(wù)完成時(shí)向Slack發(fā)送提醒。

為了實(shí)現(xiàn)這樣的自動(dòng)化工作流程，Zapier支持集成數(shù)千個(gè)應(yīng)用程序，其中包括Gmail、Google Sheets、Salesforce和Trello。一旦設(shè)置了自動(dòng)化工作流程，用戶就可以在數(shù)據(jù)輸入或跟進(jìn)等重復(fù)工作上節(jié)省數(shù)百小時(shí)的時(shí)間。

訪問(wèn)方式：

訪問(wèn)zapier注冊(cè)賬戶。

替代工具：

Make（Integromat）、Automate.io。

8.Krisp

對(duì)于在咖啡館或嘈雜辦公室工作的專業(yè)人士來(lái)說(shuō)，Krisp是超級(jí)有用的工具，它使用人工智能來(lái)消除電話通話時(shí)的背景噪音。比如一鍵過(guò)濾掉寵物叫聲、鍵盤(pán)敲擊聲或街道噪音，確保用戶在重要電話或會(huì)議上的聲音聽(tīng)起來(lái)清脆清晰。

Krisp的免費(fèi)版包括每周一定時(shí)長(zhǎng)的無(wú)噪通話，足以用于定期會(huì)議或重要演講。用戶可以在嘈雜環(huán)境中通話時(shí)嘗試使用。

訪問(wèn)方式：

從krisp.ai下載應(yīng)用程序。

替代工具：

NVIDIA RTX Voice、Noise Blocker。

9. Trello with Butler AI

Trello是一款流行的可視化項(xiàng)目管理工具，Trello with Butler AI可以自動(dòng)執(zhí)行日常任務(wù)以節(jié)省時(shí)間。用戶可以通過(guò)設(shè)定規(guī)則（例如到期日臨近時(shí)自動(dòng)移動(dòng)卡片、分配任務(wù)給團(tuán)隊(duì)成員或發(fā)送截止日期提醒），無(wú)需具有技術(shù)背景即可采用自然語(yǔ)言命令輕松設(shè)置自動(dòng)化流程。

你可以在整個(gè)項(xiàng)目的關(guān)鍵步驟中觀察到Trello的效果。Trello的免費(fèi)版本包括基本的Butler AI功能，使其成為小型團(tuán)隊(duì)和自由職業(yè)者的理想選擇。

訪問(wèn)方式：

訪問(wèn)trello.com創(chuàng)建免費(fèi)賬戶并啟用Butler功能。

替代工具：

Asana、ClickUp。

10.Canva Magic Write

Canva Magic Write為廣受歡迎的設(shè)計(jì)平臺(tái)Canva引入了人工智能文本生成功能。用戶可以使用Magic Write起草社交媒體帖子，生成博客介紹，或者直接在設(shè)計(jì)項(xiàng)目中創(chuàng)建標(biāo)題。通過(guò)這樣的集成，用戶可以輕松地實(shí)現(xiàn)文本和視覺(jué)內(nèi)容的一致性。

對(duì)于需要管理品牌傳播或營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，Canva Magic Write是必備工具。其免費(fèi)計(jì)劃提供有限的積分，但足以將其功能融入日常內(nèi)容工作流程。

訪問(wèn)方式：

訪問(wèn)Canva并在文檔中調(diào)用Magic Write功能。

替代工具：

Microsoft Designer、Adobe Express。

如何使用人工智能工具提高工作效率

以下是一些可以將這些免費(fèi)的人工智能工具集成到日常工作中的實(shí)用方法：

• 自動(dòng)化重復(fù)工作流程：設(shè)置Zapier連接電子郵件、CRM和任務(wù)管理應(yīng)用程序。
• 提高溝通質(zhì)量：使用Grammarly和Krisp確保寫(xiě)作專業(yè)和通話清晰。
• 簡(jiǎn)化內(nèi)容創(chuàng)作流程：結(jié)合Canva、Copy.ai和ChatGPT快速生成營(yíng)銷(xiāo)素材。
• 精簡(jiǎn)筆記記錄：采用Otter.ai轉(zhuǎn)錄會(huì)議內(nèi)容，避免遺漏細(xì)節(jié)。
• 改善項(xiàng)目管理：通過(guò)Trello with Butler AI輕松組織和追蹤任務(wù)。

如果持續(xù)使用這些提高工作效率的人工智能工具，可以減少大量的人工工作時(shí)間，幫助用戶在更短時(shí)間內(nèi)完成更多工作。

結(jié)論

為職場(chǎng)人士提供的免費(fèi)人工智能工具徹底改變了現(xiàn)代辦公環(huán)境及其工作流程。毫無(wú)疑問(wèn)，它們能夠幫助實(shí)現(xiàn)前所未有的效率。無(wú)論是免費(fèi)的人工智能應(yīng)用程序還是專門(mén)的人工智能生產(chǎn)力軟件，都可將這些工具視為保持行業(yè)領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)的得力助手。

人們可以積極采用這些免費(fèi)人工智能工具，在這個(gè)全新的工作時(shí)代，這些工具將幫助用戶取得非凡的成果。

原文標(biāo)題：10 Free AI Tools for Working Professionals to Supercharge Productivity in Office，作者：Sarthak Dogra