文檔協(xié)作目前被認(rèn)為是企業(yè)成功的基石，而在移動(dòng)設(shè)備世界，協(xié)作已經(jīng)超越了內(nèi)部企業(yè)--涵蓋了外部合作伙伴和承包商。由于很多傳統(tǒng)協(xié)作和企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)解決方案缺乏足夠的云計(jì)算和移動(dòng)功能，企業(yè)通常需要依靠第三方文件同步和共享應(yīng)用程序以在防火墻外部進(jìn)行協(xié)作。然而，由于第三方提供的不同單點(diǎn)解決方案，這里的復(fù)雜性正在增加。此外，這些解決方案都不是企業(yè)級(jí)的，這意味著，當(dāng)涉及到安全時(shí)，這些解決方案并不一定能夠滿足要求，特別是對(duì)于共享敏感內(nèi)容的監(jiān)管行業(yè)。為了防止員工使用未經(jīng)批準(zhǔn)的工具，IT部門(mén)必須提供安全的協(xié)作應(yīng)用程序，針對(duì)企業(yè)且易于使用的程序。根據(jù)Workshare和信息及圖片管理協(xié)會(huì)的研究表明，對(duì)于基于云計(jì)算企業(yè)解決方案有著強(qiáng)大的市場(chǎng)需求，這些解決方案可以運(yùn)行在傳統(tǒng)系統(tǒng)上，并允許更靈活的協(xié)作來(lái)跨云計(jì)算和移動(dòng)同步工作流程。下面讓我們看看一些***做法：

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專注于提高與外部合作伙伴的協(xié)作

企業(yè)應(yīng)該注意企業(yè)內(nèi)非常需要協(xié)作的領(lǐng)域。在受訪者中，60%的人認(rèn)為外部協(xié)作“很關(guān)鍵”或者“非常重要”?？赡苄枰椒阑饓Φ膮f(xié)作的具體事項(xiàng)包括合同、標(biāo)書(shū)和建議書(shū)。在編制標(biāo)書(shū)和合同談判過(guò)程中，更好的溝通能夠推動(dòng)最終的結(jié)果。

評(píng)估你提供的技術(shù)支持水平

50%的受訪者認(rèn)為其企業(yè)在內(nèi)部協(xié)作的技術(shù)支持方面有所欠缺，而對(duì)于外部協(xié)作的支持，這個(gè)數(shù)字則上升至71%。特別是，將近40%的受訪者認(rèn)為協(xié)作系統(tǒng)沒(méi)有得到很好的支持，雖然外部協(xié)作非常重要。技術(shù)支持最重要的類型包括共享內(nèi)容、文檔和工作流程，以征求意見(jiàn)和獲得批準(zhǔn)，這些都是現(xiàn)代先做流程的重要部分。

檢查協(xié)作系統(tǒng)是否支持外部或內(nèi)部用戶

在受訪者中，只有不到25 %的人在其移動(dòng)設(shè)備具有文檔創(chuàng)建、編輯和工作流程功能，而85%的受訪者表示想擁有這些功能。大約有一半的受訪者的移動(dòng)設(shè)備具有只讀訪問(wèn)權(quán)。隨著新一代工作人員變得越來(lái)越移動(dòng)化，在移動(dòng)設(shè)備提供編輯和協(xié)作功能對(duì)于提高工作效率有著很重要的作用。

創(chuàng)建混合云計(jì)算解決方案作為內(nèi)部部署ECM和協(xié)作的擴(kuò)展

近50 %的受訪者在尋找一種混合的協(xié)作支持解決方案，因?yàn)檫@種解決方案允許用戶訪問(wèn)、分類、保留政策和工作流程跨云計(jì)算和移動(dòng)接入進(jìn)行同步。無(wú)論是在特定國(guó)家還是在其自己的數(shù)據(jù)中心，混合云計(jì)算解決方案能夠確保數(shù)據(jù)安全性，同時(shí)能夠提高生產(chǎn)效率。

評(píng)估現(xiàn)有的圍繞文件同步和共享服務(wù)的政策

三分之一的受訪者沒(méi)有政策來(lái)保護(hù)通過(guò)未受批準(zhǔn)應(yīng)用程序共享的數(shù)據(jù)，或者他們沒(méi)有政策來(lái)禁止這些工具。當(dāng)然，具有政策是一回事，實(shí)際執(zhí)行政策是另一回事，如果***的應(yīng)用程序沒(méi)有受到限制，很可能出現(xiàn)很多用戶的規(guī)避。但考慮到對(duì)這些云計(jì)算服務(wù)的需求，簡(jiǎn)單地禁止它們，而不提供替代方案是很不可取的做法?？紤]推出經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的受支持的企業(yè)級(jí)系統(tǒng)—可能作為過(guò)渡，但要確保它具有強(qiáng)大的安全選項(xiàng)和用戶訪問(wèn)控制。

超越移動(dòng)設(shè)備的基本內(nèi)容訪問(wèn)之外

只有20 %的企業(yè)能夠在移動(dòng)設(shè)備提供文檔審查和編輯，盡管大多數(shù)人希望能夠做到這一點(diǎn)。特別是當(dāng)尋找一個(gè)長(zhǎng)期協(xié)作解決方案時(shí)，考慮整合捕捉和編輯，以及審查和注釋功能，以及與后臺(tái)流程的互操作性。

連接云計(jì)算協(xié)作和內(nèi)部部署系統(tǒng)的儲(chǔ)存庫(kù)

對(duì)于部署正式的協(xié)作系統(tǒng)，***的問(wèn)題之一是，這為內(nèi)容、用戶訪問(wèn)和保留創(chuàng)建了另一個(gè)儲(chǔ)存庫(kù)，這可能會(huì)與傳統(tǒng)系統(tǒng)斷開(kāi)。在這里，與內(nèi)部部署系統(tǒng)連接的能力很重要，還有第三方云計(jì)算到流行內(nèi)部部署系統(tǒng)的擴(kuò)展能力。另一種選擇是部署提供一系列連接器的獨(dú)立的云計(jì)算系統(tǒng)。

避免創(chuàng)建內(nèi)部開(kāi)發(fā)的移動(dòng)環(huán)境

來(lái)自現(xiàn)有ECM供應(yīng)商的云計(jì)算擴(kuò)展解決方案更容易跨現(xiàn)有和未來(lái)移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行支持，并且不太可能具有安全漏洞。

為移動(dòng)部署進(jìn)程功能

內(nèi)容訪問(wèn)只是移動(dòng)設(shè)備與后端進(jìn)程進(jìn)行交互的一個(gè)部分，這種交互能夠幫助提高協(xié)作和提高生產(chǎn)效率，進(jìn)程功能非常重要。報(bào)告、儀表板和電子表格被認(rèn)為是***從移動(dòng)設(shè)備訪問(wèn)的進(jìn)程功能，雖然現(xiàn)在只有30%的受訪者具有這種功能。電子審批和工作流程簽收是第二個(gè)***的，現(xiàn)在只有20%的受訪者具有該功能。