“通過使用Office 365解決了培訓業(yè)務中的多種需求，尤其是針對我公司有多處分校的特點，Office 365使遍布不同地區(qū)的同事高效及時地溝通，緊密地協(xié)作，解決了我們在課程安排和資源調(diào)度方面的難題，教師之間課件的分享也變得簡單，對培訓業(yè)務有很大的促進。有微軟全球技術(shù)支持中心對Office 365提供24x7的多渠道專業(yè)服務保障，我們能夠放心使用。”

——耿賽猛 悅成移動互聯(lián)網(wǎng)孵化基地副總經(jīng)理

悅成移動互聯(lián)網(wǎng)孵化基地(以下簡稱“悅成”)由2004年成立的樂成3G創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)研發(fā)基地升級而來，由北京尚德悅成教育科技有限公司投資運營，一直致力于Android、iOS、WindowsPhone等移動平臺應用的開發(fā)教育與推廣。而隨著智能手機的快速普及，公司得以快速發(fā)展。通過多年銳意創(chuàng)新和不懈努力，悅成已經(jīng)為2860余家大型移動互聯(lián)網(wǎng)名企輸送了數(shù)千名精通***移動開發(fā)技術(shù)的專業(yè)開發(fā)人才。2012年7月，悅成繼續(xù)擴大業(yè)務范圍，在北京開設5大校區(qū)，在全國鋪設北京、上海、廣州、深圳、天津、濟南、南京等多家分校。

企業(yè)在擴張過程中，希望能對所有參見培訓的學員提供高質(zhì)量的服務，保持良好的體驗度和滿意度。在內(nèi)部機制中，希望優(yōu)化培訓管理流程和方式，探索低成本高速擴展的途徑。

“Office 365的高度集成性為日常辦公帶來了極大的便利，其中Outlook比起一般的個人郵箱提供更全面的郵箱服務;自帶的日歷功能便于記錄工作安排并可以方便的與同事共享時間安排;可以使用即時聊天的功能隨時隨地與同事溝通，并且通過提供的狀態(tài)顯示能夠看到其他同事的在線狀態(tài);另外，使用Office 365，即使在出差或外出的途中，也可以通過手機或其他移動設備接收郵件和日程安排，避免錯過重要的信息。”

——吳雪 行政主管應用背景

隨著悅成規(guī)模不斷擴大和分校的增多，目前以人工操作為主的培訓管理方式已經(jīng)有些捉襟見肘了，他們更期望建立自動和智能的培訓管理方式。

發(fā)送學員通知工作量大

一直以來，教務部門都是通過手工整理郵件列表，逐一給學員發(fā)送郵件通知。由于課程的數(shù)量大幅增加，學員數(shù)量不斷增長，通知的工作量已經(jīng)不堪重負，容易造成延遲和錯誤。希望能夠用更加智能和自動的方式，保持及時的學員通知，提高學員滿意度，減少教務部門的手工工作壓力。

密集開課導致課程安排和資源調(diào)配難度加大

以往，教室數(shù)量比較充裕，課程種類較少，學生可以很好地分配到不同的班級，并配備合理的教師資源。業(yè)務量大幅增加后，立即涌現(xiàn)出教室緊張、課程安排沖突、師資力量協(xié)調(diào)困難等問題。有的教師因為課程安排比較滿，需要在各個教學點上課，一旦出現(xiàn)安排偏差，或未能獲悉***課程安排和變化，就有可能帶來不利的影響。希望通過對培訓管理工作的優(yōu)化，解決排課、資源調(diào)度和信息快速獲取等問題。

出差授課教師難以進行知識分享

悅成的教師承擔著大量的培訓授課任務，由于新校區(qū)的拓展，有些教師需要在各個校區(qū)奔波授課。在路途上，修改、傳遞和分享課件成為一個挑戰(zhàn)，與其他老師難以分享和互動修改課件。課件文件往往比較大，通過傳統(tǒng)的郵件傳遞方式，有可能無法滿足協(xié)作的要求，版本也不好控制。希望能有更好的培訓資料共享與協(xié)作的方式。

拓展新校區(qū)加大了IT支持成本

悅成在拓展新校區(qū)的過程中發(fā)現(xiàn)，除去必不可少的校區(qū)基本建設成本外，如果要為每個校區(qū)配備專門的IT支持團隊，購買大量IT基礎(chǔ)架構(gòu)設施，將會使成本大幅增加。而這種重復性的IT建設和人員成本應該盡量省去，將投資更多放在核心業(yè)務上。但缺乏IT的支持和應用，又難以保障校區(qū)的正常運轉(zhuǎn)。因此希望利用成熟的云方案減少IT投入成本。

解決方案

悅成在了解了Office 365的服務、性價比和實施難度之后，最終選擇它來完善和優(yōu)化培訓管理，并推進到各種日常工作中。

實時自動更新學員通知

基于Office 365中的SharePoint Online服務，可拓展出學員自動通知應用?？梢葬槍γ块T課程或者每個學員設置自動通知，無需工作人員的參與，就能夠即時快速地完成大量通知工作。同時，可視化的課程安排，利于教學管理人員及時檢查布置教學設施，方便老師提前做好課程準備。

避免排課沖突，自動同步時間表

結(jié)合Office 365中的Exchange Online和SharePoint Online服務，教室、設備與課程相互關(guān)聯(lián)，在計劃課程時，如果相同時段使用同一個資源，系統(tǒng)會自動產(chǎn)生警告，避免發(fā)生資源占用沖突。課程安排好之后，可以定期發(fā)布，所有相關(guān)人員都可以瀏覽課程的時間、教室、內(nèi)容。教師和教務人員還可以結(jié)合個人日程安排調(diào)整工作計劃，利用電腦、手機等各種設備同步時間表，并可以自動更新課程安排的***變化。

課件與文檔在線共享和協(xié)作

悅成出差的教師，可以將課件上傳到Office 365提供的基于SharePoint Online的文檔庫中。其他教師或員工，能夠直接通過瀏覽器在線查看和編輯，也可以直接在Office中打開，實現(xiàn)多人協(xié)作，并能夠自動管理每個修改過的版本。甚至可以結(jié)合SharePoint Online的幻燈片庫，制作標準化的授課講義，保持與***技術(shù)的同步。當教師打開授課的演示文稿時，自動從幻燈片庫中提取對應的內(nèi)容，實現(xiàn)課件標準化和自動化。

伸縮自如的云服務訂閱模式

悅成采用了Office 365云服務的訂閱模式，這樣，無需自行建立復雜的IT支持系統(tǒng)。IT管理員只需為每個員工和教師建立賬號，他們就能在自己的電腦上即時安裝***的Office軟件，并獲得郵件、即時通訊、內(nèi)部網(wǎng)站等各種專業(yè)的企業(yè)級應用和服務。當開辟新校區(qū)時，只需簡單地增加訂閱數(shù)量，就能很好地控制住成本。而且還能獲得來自微軟全球技術(shù)支持中心的24x7多渠道專業(yè)服務保障，當遇到緊急和難點技術(shù)故障時，可享受到微軟專業(yè)技術(shù)服務人員的直接服務。

優(yōu)勢與收益

悅成憑借Office 365的靈活服務，成功地實現(xiàn)了培訓管理的優(yōu)化和對IT成本的控制，帶來超出預期的收效。

提升學員滿意度，展現(xiàn)專業(yè)培訓機構(gòu)實力

智能學員通知上線后，學員的滿意度提高了5個百分點。許多學員反映，這種方式體現(xiàn)了一家專業(yè)的培訓機構(gòu)對于學員的關(guān)注。

隨時獲得***課程安排，實現(xiàn)高效培訓管理

解決了課程安排和資源沖突等問題后，不僅排課簡單智能，教師和員工還可以在自己的電腦或手機上，實時更新日程表，無論在哪里都能獲悉***任務和變化，培訓管理變得高效而有序。由于減少了大量協(xié)調(diào)資源的時間和電話往來，悅成的溝通和差旅成本降低了30%。

共享和協(xié)作促進知識財富的積累

培訓行業(yè)最寶貴的是教師的知識和經(jīng)驗。通過課件的共享和協(xié)作，一方面讓教師互相交流，彼此促進，一方面將教師的豐富經(jīng)驗和課程內(nèi)容保留下來，成為企業(yè)珍貴的知識財富，每位教師也能從中獲得收益。

“有了Office 365，它的可用性和穩(wěn)定性讓企業(yè)省去了很多維護和管理的工作，Office 365可以保障我們的系統(tǒng)全天運轉(zhuǎn)，而且也不用擔心系統(tǒng)升級、應用維護、技術(shù)支持等讓人頭疼的問題，讓我們的工作重點更關(guān)注在業(yè)務拓展上面，可以說Office 365提供了我們業(yè)務的全面保障，讓我們高枕無憂。同時，Office 365提供了簡潔的操作向?qū)Ш屯晟频募夹g(shù)支持，配置和使用起來非常容易上手。”

——何爽 IT 專員

按需使用服務，降低新校區(qū)IT成本

Office 365的訂閱模式可以大幅降低悅成開辟新校區(qū)時的IT成本。一方面，無需自建復雜的IT基礎(chǔ)設施，另一方面，無需招聘新的IT支持人員和設備維護人員，就能獲得來自微軟全球技術(shù)支持中心的24x7多渠道專業(yè)服務保障，當遇到緊急和難點技術(shù)故障時，可享受到微軟專業(yè)技術(shù)服務人員的直接服務，極大簡化了用戶的管理和維護工作。Office 365的云服務模式能夠隨著企業(yè)的擴展或收縮，靈活選擇訂閱規(guī)模，自動將標準化的服務延伸到每個業(yè)務人員的桌面。