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做過行政的小伙伴幾乎都遇到這種情況，將一個Excel空表發(fā)給同事，結(jié)果收上來卻填寫得亂七八糟。除了后期繁重的統(tǒng)計分析外，改錯也要浪費很多時間，怎樣才能解決掉這個難題呢?

1. 數(shù)據(jù)有效性

“數(shù)據(jù)有效性”可以規(guī)避掉很多前端錄入不規(guī)范的問題。以“年齡”為例，首先選中要處理的單元格，點擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)工具”→“數(shù)據(jù)驗證”，將“允許”值修改為“整數(shù)”，再將“最小值”和“最大值”分別設(shè)為“0”和“100”(即考慮年齡永遠不會超過這兩個數(shù))。點擊確定后，該字段就會只接收0~100之間的數(shù)字，其它數(shù)值無法輸入。類似的，日期、時間、固定長度文本(如手機號錄入，避免用戶漏輸個別數(shù)字)等，也可以利用這項功能來規(guī)范。

設(shè)置“數(shù)據(jù)有效性”

2. 善用“序列”

如果要輸入的內(nèi)容重復(fù)率高，且比較統(tǒng)一(比如部門、職務(wù)等)，那么就可以考慮“序列”功能。依舊先選擇要處理的單元格，點擊“數(shù)據(jù)”→“數(shù)據(jù)工具”→“數(shù)據(jù)驗證”。將“允許”值修改為“序列”，再將默認(rèn)選項依次填寫到下方“來源”區(qū)(以英文逗號分隔)。經(jīng)此處理后，除了能規(guī)避掉不規(guī)范的輸入所帶來的種種錯誤，還能在輸入時自動生成下拉菜單，提高用戶的錄入體驗。

通過“序列”功能，除了降低輸入錯誤，還能生成一個小菜單

3. 預(yù)設(shè)字段格式

輸入日期時，有人會習(xí)慣“2021/02/04”這樣的標(biāo)準(zhǔn)格式，當(dāng)然更多的人會采用看上去更簡單的“2-4”。想讓字段看起來更整齊，只要先將單元格類型修改為“日期”，然后再挑選一個日期樣式。后期無論哪種輸入習(xí)慣，Excel都會自動統(tǒng)一到預(yù)設(shè)好的樣式。除了日期格式外，我們也會利用這項功能約束金額格式，比如是否添加貨幣符?小數(shù)點后保留幾位?便是日常中比較常見的幾種做法。

預(yù)設(shè)字段格式

4. 保護公式

如果沒有為公式添加保護，要么公式被覆蓋，要么被無意間篡改，進而產(chǎn)生很多奇怪的錯誤。解決方法是：Ctrl+A全選整個表格，右擊“設(shè)置單元格格式”→“保護”，取消“鎖定”前面的復(fù)選框。接下來只選中帶公式的單元格，再次右擊“設(shè)置單元格格式”→“保護”，勾選“鎖定”前面的復(fù)選框。這一取一勾之間，便設(shè)好了帶公式單元格的只讀屬性。最后點擊“審閱”→“保護”→“保護工作表”→“確定”，使設(shè)置生效，后續(xù)就不用擔(dān)心公式會在錄入中被覆蓋了。

內(nèi)置公式的單元格，可通過“鎖定”進行保護

5. 只能修改自己的區(qū)域

如果表格需要在多個部門間流轉(zhuǎn)，就要考慮如何避免后填寫的內(nèi)容不會覆蓋掉前面的內(nèi)容，這里推薦大家使用Excel的“區(qū)域權(quán)限編輯”。該功能位于“審閱”→“保護”→“允許編輯區(qū)域”，作用是為不同的單元格區(qū)域設(shè)置密碼，從而區(qū)分不同人(或部門)的編輯權(quán)限。使用前還是先選好一個區(qū)域，點擊進入“允許編輯區(qū)域”面板，為第一個部門(人)建立可編輯權(quán)限及密碼。然后點擊“新建”，再選擇一個新的范圍及密碼，為第二個部門(人)建立編輯區(qū)，以此類推完成其他部門(人)的設(shè)置，最后點擊左下角“保護工作表”使設(shè)置生效。這樣當(dāng)表格下發(fā)后，每個人就只能在自己的區(qū)域進行編輯，其他區(qū)域由于密碼不對而無法編輯，從而避免了將別人信息誤刪除的尷尬。

只能編輯屬于自己的區(qū)域

6. 利用WPS的云表格解決

除了Excel以外，WPS的云表格功能也能實現(xiàn)上述目的。具體方法和Excel類似，首先選中要設(shè)置的區(qū)域，點擊“協(xié)作”→“區(qū)域權(quán)限”。不同之處在于，Excel是通過密碼進行確權(quán)，完成后需要建表者將密碼告知每一位用戶。WPS則是通過賬號確權(quán)，使用者只要登錄自己的賬號，即可自動獲取屬于自己的編輯權(quán)限。除此之外，WPS還支持多人協(xié)作，工作效率也要比Excel更高一些。

WPS云表格中的區(qū)域權(quán)限，區(qū)別是使用賬號確認(rèn)權(quán)限，而非密碼

7. 利用WPS云表單解決

除了云表格外，WPS還支持一項云表單功能，更加適合數(shù)據(jù)采集。與云表格不同，云表單呈現(xiàn)在使用者面前的是一個單一記錄。除了無法看到其他人填寫的信息外，建表者還能借助表單內(nèi)置的功能模塊，實現(xiàn)性別、手機號、日期的字段有效性管理(類似于Excel數(shù)據(jù)有效性)。此外云表單支持“選填”/“必填”，也可限制填寫者是否能夠重復(fù)填寫。提交后的數(shù)據(jù)會被自動整理到WPS云表格中，手機與PC端同時錄入，也算是它的另一大特色了。

在線表單更適合數(shù)據(jù)采集，避免了信息泄露

采集到的數(shù)據(jù)自動整理到表格

寫在最后

表格處理中的數(shù)據(jù)有效性，已經(jīng)是老生常談了。在單機時代，我們的選擇并不多，但隨著云表格、云表單的加入，如今數(shù)據(jù)收集已經(jīng)變得越來越容易。上述幾個方法各有利弊，并不能簡單地說某一個方法就是最好的。只有選擇最適合的，才是最好的。好了，這就是本期要和大家分享的幾個小技巧，