數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)程工作指南：開會(huì)時(shí)不要直奔業(yè)務(wù)，要先閑聊
大數(shù)據(jù)文摘出品
來源：medium
編譯：馬莉、夏雅薇
1973年，在OPEC石油危機(jī)高峰期和石油價(jià)格飆升時(shí)，NASA科學(xué)家、USC教授Jack Niles開始思考如何進(jìn)行遠(yuǎn)程工作。Niles的思想實(shí)驗(yàn)催生了很多案例研究、圖書出版(包括遠(yuǎn)程工作開山之作《The Telecommunication -Transportation Tradeoff》)，以及不計(jì)其數(shù)的論文、文章和演講。
時(shí)至今日，Niles仍然是“遠(yuǎn)程辦公是傳統(tǒng)辦公室的可行替代”觀念的主要傳道者之一，而且今天我們可以毫不夸張地說他的早期工作真是先知先覺。
過去的10年間，采取遠(yuǎn)程辦公模式的公司急劇上升。Flexjobs和Global Workplace Analytics編制的2019年報(bào)告發(fā)現(xiàn)，從2015年到2017年，美國遠(yuǎn)程辦公的人數(shù)增長了159%。隨著新型冠狀肺炎全球危機(jī)的快速蔓延，越來越多的公司不得不采取嚴(yán)格的居家工作政策，人們對(duì)遠(yuǎn)程辦公的工作模式要進(jìn)一步認(rèn)真審視。
數(shù)據(jù)科學(xué)行業(yè)也不例外。按全部或部分遠(yuǎn)程工作的員工比例來看，大型計(jì)算機(jī)、IT和軟件開發(fā)行業(yè)位居增速最快的行業(yè)之列。遠(yuǎn)程工作的好處也有據(jù)可查，根據(jù)Buffer和Angellist發(fā)布的關(guān)于3500多位遠(yuǎn)程技術(shù)工作者的聯(lián)合調(diào)查報(bào)告顯示，遠(yuǎn)程工作最吸引人的好處在于：靈活的時(shí)間安排，隨處工作的便捷性和無需通勤。
盡管遠(yuǎn)程辦公有這些好處，但設(shè)置好一個(gè)穩(wěn)健的系統(tǒng)保障遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)有效、高產(chǎn)工作可不是件容易的事。在遠(yuǎn)程工作的過程中，像協(xié)作和溝通這類簡單的事情會(huì)變得具有挑戰(zhàn)性。員工更容易感到孤獨(dú)、精力不集中，或者覺著工作時(shí)間漫長。由于數(shù)據(jù)科學(xué)行業(yè)的最佳工作方式尚未成形，在數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)中，這些問題可能更加明顯。
本文將介紹一些居家工作的優(yōu)秀實(shí)踐，既有通用的，也有針對(duì)數(shù)據(jù)科學(xué)行業(yè)的，以便幫助數(shù)據(jù)科學(xué)家和團(tuán)隊(duì)在遠(yuǎn)程工作期間能保持工作高效、溝通順暢和心情愉快。
一、數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)的優(yōu)秀工作方法
1. 創(chuàng)建一個(gè)高效的工作場所
尋找一個(gè)能讓你專注的工作場所(注意：不是你的床)，并且讓手機(jī)遠(yuǎn)離你，你只在休息時(shí)查看。保持工作場所整潔，雜亂的環(huán)境會(huì)讓人容易分心。
2. 有事沒事與同事聊個(gè)天
即便沒啥特殊需要，每天還是要安排幾個(gè)視頻電話，以保持頭腦清醒。其中至少要有一個(gè)視頻電話與工作無關(guān)，與同事或朋友約個(gè)“遠(yuǎn)程咖啡”。要把攝像頭一直開著，把視頻框調(diào)到最大，感覺你正在進(jìn)行一次真正的面對(duì)面談話。
3. 工作習(xí)慣
在你的日程中劃分出無干擾工作、鍛煉、午餐等時(shí)間段。鼓勵(lì)你的同事們也這樣做。多多溝通，并表達(dá)良好的意愿。保持與你的管理者及時(shí)更新溝通，讓他對(duì)你的工作進(jìn)展放心。同時(shí)與你的團(tuán)隊(duì)成員確立每天溝通的慣例，例如，每日晨會(huì)。
明確“勿擾時(shí)間”(要與你的團(tuán)隊(duì)達(dá)成共識(shí))。遠(yuǎn)程工作的最大風(fēng)險(xiǎn)之一就是，生活和工作的界限模糊化了，所以最好提前設(shè)定好預(yù)期。
二、給遠(yuǎn)程管理數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)的小貼士
當(dāng)考慮如何管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)時(shí)，先了解它的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)很重要。
作為管理人員，遠(yuǎn)程辦公對(duì)你的好處就是，由于無需通勤、較少干擾(但愿如此)和更多專注時(shí)間，團(tuán)隊(duì)可能潛在地提升工作產(chǎn)出。
缺點(diǎn)通常包括有效溝通較低、協(xié)作機(jī)會(huì)更少。有些人可能會(huì)反駁說，遠(yuǎn)程也同樣可以協(xié)作和交流。但就像經(jīng)濟(jì)學(xué)家經(jīng)常告誡我們的，天下沒有免費(fèi)的午餐。盡管遠(yuǎn)程工作有這些問題，還是有一些好的辦法來降低它的影響。
三、發(fā)揮遠(yuǎn)程工作的優(yōu)勢(shì)
首先，發(fā)揮遠(yuǎn)程工作的優(yōu)勢(shì)。如果采取如下措施，你可能可以解鎖更高的團(tuán)隊(duì)效率：
- 相信你的團(tuán)隊(duì)。如果管理好遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)有訣竅，那第一條應(yīng)該就是：要相信你的團(tuán)隊(duì)能有效工作，并管理好他們的時(shí)間。如果你在微管理上花了大量時(shí)間精力，你就不可能享受到遠(yuǎn)程工作的優(yōu)勢(shì)。
- 設(shè)定清晰的期望。如果你按照可評(píng)估的階段目標(biāo)設(shè)定了明確的工作優(yōu)先級(jí)，那么你的團(tuán)隊(duì)就能專注于目標(biāo)開展工作。就這個(gè)方面而言，居家工作因較少的干擾和更多工作時(shí)間，的確具有巨大優(yōu)勢(shì)。
如果你有明確的預(yù)期，并相信你的團(tuán)隊(duì)能完成工作，那么遠(yuǎn)程工作就是優(yōu)勢(shì)。例如，每天工作開始時(shí)，你和團(tuán)隊(duì)打卡，確定預(yù)期，然后每個(gè)人再開始自己一天的工作。
四、構(gòu)建系統(tǒng)與流程來降低不利因素的干擾
現(xiàn)在我們來討論一下遠(yuǎn)程工作的缺點(diǎn)：溝通與協(xié)作。當(dāng)你知道你需要做什么且大部分能獨(dú)立完成時(shí)，一個(gè)人在家專心工作其實(shí)挺好的。但如果是需要面對(duì)面協(xié)作的工作怎么辦呢?如何復(fù)制在辦公室的協(xié)作場景呢?很難。當(dāng)面溝通與協(xié)作仍是最有效的，天下沒有免費(fèi)的午餐。但這不意味著你不能將遠(yuǎn)程工作的負(fù)面影響降至最低。
關(guān)于這個(gè)，我有以下幾點(diǎn)建議：
- 盡量視頻交流。很多人通話時(shí)不喜歡打開攝像頭，這會(huì)讓你的溝通效率大打折扣。
- 開會(huì)時(shí)不要直奔業(yè)務(wù)。遠(yuǎn)程工作模式下，你和遠(yuǎn)程工作團(tuán)隊(duì)已經(jīng)少了很多閑聊的機(jī)會(huì)。所以在適當(dāng)時(shí)刻，開會(huì)時(shí)花些時(shí)間聊聊天，保持大家的友好關(guān)系。
- 組織遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)。“茶水間”閑聊應(yīng)該天天有，而且我還建議團(tuán)隊(duì)每月要有固定活動(dòng)時(shí)間來放松和相互了解。我的團(tuán)隊(duì)最喜歡的活動(dòng)之一就是Mafia。
- 在下一步計(jì)劃不明確、需要?jiǎng)?chuàng)新協(xié)作時(shí)，使用視頻會(huì)議的白板功能開展遠(yuǎn)程頭腦風(fēng)暴。開個(gè)虛擬會(huì)議室開始討論想法遠(yuǎn)不夠。事先要用書面形式把會(huì)議目標(biāo)告訴大家，要求每個(gè)人獨(dú)立思考，帶著想法參加會(huì)議。會(huì)上要鼓勵(lì)大家分享自己的觀點(diǎn)，然后再一起討論并決定優(yōu)先級(jí)。這種做法有時(shí)被稱為“寂靜的頭腦風(fēng)暴(Silent Brainstorming)”，非常適合于遠(yuǎn)程工作，也很有效果。
- 鼓勵(lì)透明坦誠溝通的團(tuán)隊(duì)文化。無法及時(shí)溝通是遠(yuǎn)程辦公的不利因素之一。確保你的團(tuán)隊(duì)文化是鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)開放和誠實(shí)的反饋，作為團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，要成為征求、給予和接收反饋的表率;確信每個(gè)人都能放心地表達(dá)觀點(diǎn)、發(fā)表意見。
上述步驟應(yīng)該有助于在遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)中建立聯(lián)系和信任，這兩者對(duì)于深度溝通與協(xié)作都很有必要。你不能奢望像大家身處同一辦公室時(shí)那樣隨時(shí)溝通。
五、加大對(duì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作類工具的投資
市面上有很多你可以用來進(jìn)行有效溝通和協(xié)作的好工具。
1. Zoom
Zoom是一款適合所有團(tuán)隊(duì)工作的視頻會(huì)議工具，尤其是遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)。我們每天都使用Zoom與遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員開會(huì)。不論你選擇使用哪種視頻會(huì)議工具，確保它一定易于訪問和使用。
2. Slack
實(shí)時(shí)聊天軟件能讓信息在團(tuán)隊(duì)間有效傳遞，不管是及時(shí)信息，還是聊天或非正式信息。這些特質(zhì)能保證你的團(tuán)隊(duì)能夠持續(xù)保持協(xié)作創(chuàng)新能力。Slack優(yōu)越的聊天功能讓它成為了同類產(chǎn)品中的翹楚。
3. Comet
即使在同一個(gè)地方工作，數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)也很容易成為孤狼。切換到遠(yuǎn)程模式，他們更容易掉入這個(gè)坑。幸運(yùn)的是，市面上有一類工具，能使數(shù)據(jù)科學(xué)家、機(jī)器學(xué)習(xí)工程師或任何從事建模相關(guān)工作的人更容易實(shí)時(shí)地在分布式團(tuán)隊(duì)中及時(shí)記錄、可視化、分享和復(fù)制他們的工作。
Comet提供了一個(gè)元機(jī)器學(xué)習(xí)平臺(tái)，可以在云或者本地/專有網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，并允許數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行以下操作：復(fù)制完整實(shí)驗(yàn)(不僅僅是代碼)、管理跨大型分布式數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)的用戶，以及為管理者提供團(tuán)隊(duì)產(chǎn)出及績效分析。
通過創(chuàng)建多用戶協(xié)作項(xiàng)目，Comet讓數(shù)據(jù)科學(xué)團(tuán)隊(duì)輕松管理分布式團(tuán)隊(duì)。
如果你的團(tuán)隊(duì)是協(xié)作項(xiàng)目的組成部分，每個(gè)數(shù)據(jù)科學(xué)家能在某個(gè)公共區(qū)域發(fā)布他們的實(shí)驗(yàn)結(jié)果。在這個(gè)公共區(qū)域，團(tuán)隊(duì)工作的可視化、比較、分析和優(yōu)化變得更容易開展，即使是在遠(yuǎn)程工作狀態(tài)。
六、結(jié)論
隨著新冠肺炎的疫情發(fā)展，許多團(tuán)隊(duì)被迫開啟遠(yuǎn)程工作，遠(yuǎn)程新手們?nèi)绻煤迷u(píng)估如何有效利用現(xiàn)有遠(yuǎn)程溝通工具，應(yīng)該不會(huì)受到太大挑戰(zhàn)。
發(fā)揮遠(yuǎn)程工作優(yōu)勢(shì)的團(tuán)隊(duì)將保持高效、溝通和輕松的氛圍。更重要的是，保障措施和流程到位可以有效地平衡遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)面臨的常見挑戰(zhàn)。
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【本文是51CTO專欄機(jī)構(gòu)大數(shù)據(jù)文摘的原創(chuàng)譯文，微信公眾號(hào)“大數(shù)據(jù)文摘（ id: BigDataDigest）”】
