瑪氏中國人資電子合同項目組

2019年11月11日，瑪氏中國正式上線人資電子合同平臺，將人資業(yè)務中涉及的各類合同、協(xié)議、證明等，由傳統(tǒng)的紙質版本線下簽，轉變?yōu)殡娮雍贤€上簽。這是繼招聘智能機器人、AI面試、入職微信小程序之后，瑪氏中國人事共享服務中心引入的又一項創(chuàng)新型人力資源數字化應用。

電子合同的應用是大勢所趨

在瑪氏中國，人事共享服務中心被命名為MyP&O（People & Organization）。這個團隊不僅為中國、澳大利亞、新西蘭三大區(qū)域提供日常的人力資源一站式服務，還承擔著瑪氏中國人力資源數字化轉型與運營的任務，以及為瑪氏全球人力資源共享服務開拓、測試創(chuàng)新項目的重要職責。

肩負重任，瑪氏中國MyP&O團隊始終以積極的態(tài)度擁抱技術創(chuàng)新，驅動人力資源高效轉型。在MyP&O總監(jiān)楊昕亮看來，當數字化工具的服務范圍不斷擴展，合同的簽署與管理不應成為人力資源數字化升級的瓶頸與障礙。電子合同的應用是大勢所趨，只是需要一個契機撬動：

在2018年的一次業(yè)務合并中，瑪氏中國旗下幾千位同事的合同需要重新簽署。按照傳統(tǒng)的做法，所有合同都需要MyP&O團隊逐份準備、郵遞、簽收、核查、蓋章與歸檔，不但耗費了大量的人、財、物，而且效率低，合同丟失、損毀的風險也很高。

正是這個“略顯痛苦”的項目，促成了瑪氏中國引進人力資源電子合同平臺的決心。

消除文化差異，獲取總部支持

對于全球化公司的中國團隊而言，如何將本地化的業(yè)務創(chuàng)新與Global總部的體系框架進行融合，是他們普遍面臨的難題。

具體到瑪氏中國的人力資源電子合同項目，由于商業(yè)環(huán)境與文化的差異，國內外對合同的一些基本概念都存在完全不同的認知，這使得“溝通”成為項目初期的關鍵問題。比如“蓋章”，國外沒有“公章”的概念，合同僅需簽名即可，因此瑪氏總部一直無法理解“合同需要蓋章”這個動作；又比如“電子合同”，在一些國家，這基本就是“電子版合同”、“合同電子化”的同義詞，但根據中國的法律要求，如果需要使電子合同具備與紙質合同同樣的法律效力，必須引入身份認證、電子簽名等一系列要求甚高的信息安全技術。

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瑪氏總部團隊來中國考察

為了讓總部理解中國的合同，以及引入電子合同的必要性，瑪氏中國MyP&O團隊邀請總部負責人來中國實地考察，通過網上購物、掃碼支付等生活化場景，親身感知中國市場濃厚的數字化氛圍，同時近距離地體驗一份紙質合同繁瑣且冗長的簽署流程。

與此前長達數月的溝通與匯報相比，這種浸入式的體驗更為直接與有效?，斒峡偛壳袑嵰庾R到：中國快速發(fā)展的數字化商業(yè)環(huán)境需要顛覆傳統(tǒng)的合同簽署方式，并最終對人力資源電子合同平臺投出了贊成票。

嚴守合法安全“生命線”

勞動合同關系著勞資雙方的權利與義務，經常成為勞資糾紛的核心爭議問題。一項行業(yè)調研數據顯示，超過80%的企業(yè)人力資源管理者對人資電子合同的合法合規(guī)性最為關注，成為影響企業(yè)部署電子合同的最大擔憂。

“我們看到電子合同已經在許多領域得到了應用，相信這是一個正確的方向。我們要積極樂觀地去嘗試新鮮事物，但對于這個項目而言，合法合規(guī)是始終擺在首位的。”據MyP&O服務與運營高級經理馮俊杰介紹，為了消除公司內部對于電子合同合法性的疑慮，MyP&O團隊邀請法務同事在可行性研究階段就深度參與進來，通過多場行業(yè)法律研討與實地考察，論證了電子合同的合法合規(guī)性。除此之外，合同簽署方式的改變，使得原有的合同流程需要重新梳理、合同模板需要修改；實體公章變?yōu)殡娮庸轮?，也需要制定全新的印章管控與使用指引。這些工作都需要在法務部門的支持與配合下推進。

在楊昕亮看來，人力資源電子合同平臺是需要各部門通力合作的一個項目。除了得到法務部門的認可之外，將合同放到線上簽署與管理，數據安全也是必須嚴守的底線。

遵循瑪氏嚴密的安全體系與流程，Global總部的IT團隊評估了電子合同平臺系統(tǒng)架構的安全性，Security團隊則對整體證據鏈及數據保密性的設計方案進行了嚴格的審查?，斒现袊腎T團隊對項目建設全程進行把控，確保在數據采集、傳輸、存儲等各環(huán)節(jié)，避免出現(xiàn)安全疏漏。

同時，按照《網絡安全法》的要求，在我國境內收集和產生的個人信息和重要數據，應在境內存儲。為了滿足這一法律要求，配合瑪氏與微軟合作項目“中國云”的上線，瑪氏中國將電子合同平臺的數據放在了這朵“中國云”上，讓數據存儲在國內。

人力資源電子合同也因此成為瑪氏“中國云”上的第一個項目。

重視供應商的服務能力

在甄選電子合同平臺供應商的過程中，瑪氏中國MyP&O團隊聯(lián)合法務、IT、財務、業(yè)務等多個部門，針對供應商的資質、技術水平、服務延續(xù)性等方面進行評估，最終一致決定由北京數字認證股份有限公司（簡稱：數字認證）作為服務供應商。

這家成立于2001年的公司不僅擁有超3000家大型企業(yè)項目的成功實踐經驗，且為多家500強企業(yè)提供個性化的電子簽名及電子合同服務，在專業(yè)資質與安全性、合規(guī)性方面有充分保證；與許多由資本驅動的供應商相比，其本身獨立于資本浪潮外，在后續(xù)服務的延續(xù)性和穩(wěn)定性方面也具有更大優(yōu)勢。電子合同的應用，需要嵌入公司原有的業(yè)務流程和系統(tǒng)環(huán)境?，斒戏植荚谌蚋鲄^(qū)域的公司使用統(tǒng)一的業(yè)務系統(tǒng)。同時，瑪氏中國基于全球系統(tǒng)，在招聘、入職階段引入了具有中國特色的微信小程序。因此，電子合同平臺需要上承瑪氏的全球業(yè)務系統(tǒng)，下接本地的數字化應用，實現(xiàn)上下游數據的互聯(lián)互通。經過深入交流與細致了解，數字認證公司的工程師們與瑪氏中國的IT團隊共同制定了一套適合瑪氏中國的對接方案，這也為后期平臺的穩(wěn)定運營、良好的用戶體驗打下了穩(wěn)固基礎。

“我們既希望供應商能提供已有的成功案例經驗，也需要他們能根據我們的實際情況，提供量體裁衣式的、顧問式的落地建議?！瘪T俊杰認為，這也是選擇供應商時非常重要的一個標準。 

實現(xiàn)個體與組織的共贏

人力資源領域任何一種新應用的引入，都應追求全員共享、全員受惠。

為了讓電子合同更好用、更易用，在最初的流程設計中，瑪氏中國MyP&O團隊就將同事的使用感受作為重要的考量因素，通過專項研討，從用戶體驗的角度來重新定義平臺和前端。最終呈現(xiàn)的效果是：簡潔流暢的引導式流程設計、清晰易懂的指引與提示語，一定程度地降低了同事的學習成本，使得他們在第一次使用時便能順利完成簽署流程。

此外，在平臺上線之前，瑪氏中國MyP&O團隊就開始有計劃地利用各種機會與場合，向同事介紹電子合同的相關知識，解疑答惑，使同事對電子合同這一新鮮事物有所感知和認識，為平臺上線后的順利推廣營造了積極的氛圍。

從MyP&O的命名來看，這是一個希望幫助個體和組織共同成長、實現(xiàn)共贏的團隊。人資電子合同上線僅一月有余時，這種個體與組織的“共贏效應”已得到體現(xiàn)：不但同事的簽署體驗得到了極大的提升，組織的各個業(yè)務運營單元都能夠將精力聚焦于核心業(yè)務的發(fā)展上，對于瑪氏中國MyP&O團隊而言更是如此：從事務性的工作中“釋放”出來之后，他們能把更多的時間和精力投入到更有價值的工作中去。

據馮俊杰介紹，目前正值年底合同續(xù)簽的高峰期，過去，合同新簽或續(xù)簽需要2-3周才能簽回歸檔，現(xiàn)在頭三天的歸檔率已達到94%，一周后歸檔率可達到97%?！斑@是一個非常激勵人心的成果?！睏铌苛琳J為：“人力資源電子合同是一個標志性的產品，它的成功應用不但讓我們堅信已經走在了正確的道路上，也為公司其他部門使用電子文檔、電子合同樹立了標桿，更堅定了瑪氏中國數字化革新的信心?！?/p>

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新同事勞動合同電子簽

對于瑪氏這家全球化企業(yè)而言，電子合同的引入實屬開創(chuàng)先河。由于收效顯著，不但Global總部的態(tài)度從一開始的不理解轉變?yōu)楦叨荣澰S，其他區(qū)域也紛紛前來“取經”。他們認為，瑪氏中國MyP&O團隊在這個項目中采用的跨部門聯(lián)合評估、定義用戶體驗等方法與模式，都非常具有借鑒價值。

承擔著引領人力資源數字化轉型任務的瑪氏中國 MyP&O 團隊，再一次用實際行動證明了來自中國的創(chuàng)新速度與創(chuàng)新智慧。

【數字認證】

領先的網絡信任與數字安全服務提供商（股票代碼：300579），電子認證/電子簽名/電子合同領域的市場領導者，應用覆蓋政務、衛(wèi)生、金融、大型企業(yè)、電信、航空、公路交通等多個行業(yè)，為逾五百萬企業(yè)用戶和數億個人用戶提供具有法律效力的無紙化交付服務。

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