助改變業(yè)務(wù)模式 “高掃”讓電子政務(wù)更暢通
在國(guó)家十二五計(jì)劃中，已經(jīng)將建設(shè)“高效政府”提升至新的高度，其中，電子政務(wù)位居要沖。要實(shí)現(xiàn)政務(wù)的電子化，首先需要將各級(jí)政府日常辦公中所匯集的海量文字和圖像資料電子化，尤其是法院、檢察院等執(zhí)法部門、稅務(wù)部門、知識(shí)產(chǎn)權(quán)局、出入境管理局等這樣需要保管、調(diào)閱大量取證文件的部門，已經(jīng)陸續(xù)開(kāi)始使用高速掃描儀。比如：隨著“數(shù)字法庭”推廣，原先由書(shū)記員記錄的口供文件、起訴文件等現(xiàn)在只需很短時(shí)間，掃描后即可備案。而這正是“高掃”的用武之地。
可以說(shuō)，以“高掃”為核心的專業(yè)化解決方案正為電子政務(wù)提供了全新的思路。
高掃輕松實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化高效管理
檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)所產(chǎn)生的憑證，是直接形成的歷史紀(jì)錄。對(duì)各類檔案的快速歸檔和妥善管理正是各政府機(jī)構(gòu)的重要基本功能之一。而目前大多數(shù)政府機(jī)構(gòu)的檔案是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，即：紙質(zhì)物理管理模式——每年不斷產(chǎn)生大量的業(yè)務(wù)資料以及歷史檔案等，不僅占用辦公空間而且統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、查閱、調(diào)用都需要人員物理操作，管理十分困難，付出巨大的管理成本得到極低的工作效率。同時(shí)還面臨著檔案維護(hù)困難的問(wèn)題：比如納稅人的信息資料需要長(zhǎng)時(shí)間歷史性的保存，傳統(tǒng)的方法使相關(guān)人員接觸到大量原始資料，勢(shì)必造成一定的損壞，無(wú)法提高檔案保存的安全系數(shù);再如法院卷宗的保存年限至少要在20年以上，傳統(tǒng)的方法無(wú)法提高檔案保存的安全系數(shù)，如果遭遇故意破壞或篡改，將影響司法公正造成嚴(yán)重后果。
使用高速文檔掃描儀及掃描軟件對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行電子化掃描，然后通過(guò)軟件系統(tǒng)對(duì)電子化的檔案進(jìn)行整體管理，是目前最行之有效的手段。其中包括： OCR識(shí)別、文件智能錄入管理、檢索編輯等環(huán)節(jié)，整理好的電子化信息進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)、備份，就能夠高效實(shí)現(xiàn)電子化檔案的簡(jiǎn)便應(yīng)用、管理并永久保存。
筆者這里以目前正在各級(jí)政府部門廣泛使用的佳能專業(yè)高速文件掃描儀DR-6050C和DR-7550C及其應(yīng)用為例，來(lái)分析 “高掃”是如何實(shí)現(xiàn)這些需求的。
DR-6050C
DR-7550C
首先是速度——DR-6050C、DR-7550C分別以其極快的速度——每分鐘60頁(yè)和75頁(yè)，和高準(zhǔn)確性、便捷性將檔案、卷宗等紙質(zhì)文件迅速轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件。而它們都載有圖像處理芯片，能確保在對(duì)包含大量照片或圖片的檔案進(jìn)行多種圖像處理功能的同時(shí)保持高速掃描，同時(shí)這兩款機(jī)型黑白、灰度和彩色都高達(dá)600dpi，確保以精確和清晰的方式還原檔案的真實(shí)。舉個(gè)例子：1000頁(yè)包含大量圖片的彩色或黑白A4檔案歸檔工作，DR-6050C只需要不到大約17分鐘即可高質(zhì)量的完成，而DR-7550C更將這一時(shí)間縮短為將近12分鐘左右!可見(jiàn)高速正是“高掃”服務(wù)檔案管理的第一優(yōu)勢(shì)。
再如為保證圖像質(zhì)量的穩(wěn)定，“高掃”應(yīng)該在每次掃描作業(yè)開(kāi)始之前執(zhí)行自動(dòng)校正。另由于檔案資料很多采用手工填寫，還包括一些復(fù)印件，尤其是保存的歷史性文檔，經(jīng)常會(huì)有字體偏淺，復(fù)印效果模糊不清及裝訂痕跡的情況。為了掃描效果的清晰度，佳能產(chǎn)品均設(shè)計(jì)了文本增強(qiáng)技術(shù)，可以通過(guò)檢測(cè)紙上字跡的位置，并加以強(qiáng)調(diào)，克服障礙，獲得清晰準(zhǔn)確的掃描結(jié)果。
同時(shí)，作為檔案綜合解決方案的重要部分，“智能管理”應(yīng)該是非常重要的功能模塊。如佳能就在機(jī)器中均捆綁了自有的掃描應(yīng)用程序軟件Capture Perfect——在處理文件時(shí)，支持多種文件保存格式和文件分發(fā)選項(xiàng)，比如可檢索和加密PDF，掃描到電子郵件等，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高效管理。
通過(guò)實(shí)例我們不難看出，“高掃”方案帶來(lái)了工作方式的改變，解決了檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式的存在的弊端，實(shí)現(xiàn)信息共享，有助于檔案專業(yè)化、規(guī)范化管理，最大程度避免以往由于紙質(zhì)文件存放不當(dāng)導(dǎo)致的信息丟失以及維護(hù)困難。提高了檔案保存的安全程度。同時(shí)降低了成本，提高成本收益率，并簡(jiǎn)化了行業(yè)統(tǒng)計(jì)工作。
以品牌服務(wù)和TCO為依托， “高掃”力助政府改變業(yè)務(wù)模式
事實(shí)上，高速掃描儀正切實(shí)在改變著某些政府部門的業(yè)務(wù)模式。如國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局在全面配備“高掃”后，海量專利資料的保管和滿足頻繁調(diào)閱需求得到了極大的改善。
據(jù)該局相關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，是以佳能專業(yè)高速掃描儀為核心的電子化的文檔歸檔管理手段改變了這一切。“高掃”的應(yīng)用，首先使該局專利文件的保存更加安全，保存年限更加久遠(yuǎn);同時(shí)信息流轉(zhuǎn)更及時(shí)準(zhǔn)確，存儲(chǔ)管理簡(jiǎn)便，降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度;同時(shí)使工作流程更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，使信息更加易于交流，從而方便而安全地實(shí)現(xiàn)了信息共享，加強(qiáng)了各級(jí)間的協(xié)作。
值得一提的是，該負(fù)責(zé)人還向筆者談到采購(gòu)佳能產(chǎn)品的三大原因：一是認(rèn)為品牌信賴度高，產(chǎn)品質(zhì)量有保障，服務(wù)信得過(guò)——據(jù)說(shuō)佳能是“高掃”業(yè)內(nèi)唯一在日本生產(chǎn)，產(chǎn)品原裝進(jìn)口中國(guó)的廠家— 佳能甚至把外包裝也作為衡量質(zhì)量的標(biāo)志之一，僅僅是外包裝紙箱出現(xiàn)破損，佳能也會(huì)擔(dān)心是否是因?yàn)樵谶\(yùn)輸中出現(xiàn)某些影響產(chǎn)品質(zhì)量的因素，會(huì)在產(chǎn)品抵達(dá)中國(guó)后馬上實(shí)行重新檢測(cè)，同時(shí)更換外包裝，以確保產(chǎn)品質(zhì)量。但因?yàn)樽陨碇皼](méi)有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，難免猶豫，可佳能的幾項(xiàng)承諾，讓他們?nèi)∠祟檻]。比如佳能承諾，如果遇到特殊情況，會(huì)派工程師長(zhǎng)期駐守用戶，快速響應(yīng)用戶的所有需求和困難;而在產(chǎn)品上，保證高質(zhì)量的同時(shí)，佳能會(huì)提供每年兩次的定期巡檢;同時(shí)提供完善的備機(jī)服務(wù)：在有必要檢查修理的時(shí)候，及時(shí)提供備機(jī)，保證用戶正常辦公。——筆者以為，這也是佳能能獲得眾多大批量文檔掃描需求客戶(包含金融業(yè))的 “零投訴”殊榮的重要原因。
二是總體擁有成本TCO非常好——因?yàn)楫a(chǎn)品設(shè)計(jì)合理，同時(shí)極少出現(xiàn)故障，從而提升了機(jī)器的使用效率，使辦公效率大增;同時(shí)因有嚴(yán)格的產(chǎn)品生產(chǎn)質(zhì)量保證體系，機(jī)器使用壽命長(zhǎng)，也客觀延緩減少了更新?lián)Q代所需要的成本。三是操作非常人性化。
筆者了解到，作為全球少有的對(duì)全線影像產(chǎn)品擁有完全自主產(chǎn)權(quán)的廠家之一，目前佳能國(guó)內(nèi)在掃描儀市場(chǎng)上保持了超十款產(chǎn)品同時(shí)在售的良好態(tài)勢(shì)，在掃描儀廠商中獨(dú)樹(shù)一幟。而在政府應(yīng)用領(lǐng)域，無(wú)論是生產(chǎn)級(jí)或部門工作組級(jí)，佳能高速掃描儀都有著廣泛的用戶群，比如早在2-3年前，佳能DR-2580C、DR-7080C已開(kāi)始進(jìn)入法院系統(tǒng)，全面實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案的電子化審閱，而遼寧省某系統(tǒng)檔案室則全面選用了佳能DR-2580C和DR-4010C作為其實(shí)現(xiàn)文檔電子化的錄入工具。據(jù)佳能內(nèi)部人士透露，近年佳能“高掃”的銷售一直處于高速增長(zhǎng)狀態(tài)，2010年實(shí)際銷售已超越萬(wàn)臺(tái)。
據(jù)IDC預(yù)計(jì)，2010-2014年“高掃”的年復(fù)合增長(zhǎng)率將達(dá)到8.1%，展現(xiàn)出廣闊的發(fā)展前景。在電子政務(wù)需求帶動(dòng)下，高速掃描儀專業(yè)化和高效能的優(yōu)勢(shì)將得以深化。具有更高速度、更低能耗、更多樣化功能和更豐富完善的軟件配套的“高掃”，將力助政府業(yè)務(wù)模式的改變，使電子化政務(wù)之路更暢通。
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