佳能2900+民辦高校案例 改變打印成本意識(shí)
民辦高校作為當(dāng)今全社會(huì)教育體系中的一股新生力量，正在成為越來(lái)越多學(xué)子實(shí)現(xiàn)大學(xué)夢(mèng)想的平臺(tái)。民辦高校也如雨后春筍般快速成長(zhǎng)，師資力量不斷壯大。但隨著辦學(xué)規(guī)模的逐年擴(kuò)大，需要自負(fù)盈虧的民辦高校也會(huì)遇到一系列發(fā)展中的問(wèn)題，其中如何控制學(xué)校運(yùn)營(yíng)成本，節(jié)省日常辦公開(kāi)支就顯得尤為重要了。而辦公文印作為教職工日常教學(xué)工作中的一部分，對(duì)其成本把控也越來(lái)越受到重視。如何真正有效且可以長(zhǎng)期持續(xù)地控制教學(xué)打印成本?不妨與我們一起走進(jìn)北京工商管理專(zhuān)修學(xué)院，了解一下這家民辦高校在使用佳能激光打印機(jī)后，在辦公打印成本把控意識(shí)上的新變化。
打印成本管理 看似是小事的大事
北京工商管理專(zhuān)修學(xué)院是經(jīng)北京市教委批準(zhǔn)，依托大型國(guó)有企業(yè)，以培養(yǎng)國(guó)際化復(fù)合型人才為己任的一所民辦高校。自1994年成立以來(lái)，堅(jiān)持誠(chéng)信辦學(xué)，堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，先后為社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)秀畢業(yè)生三萬(wàn)余人?，F(xiàn)有學(xué)校設(shè)置有7個(gè)下屬學(xué)院，共有學(xué)生近萬(wàn)名。
北京工商管理專(zhuān)修學(xué)院
如何有效管理這樣一所正在快速發(fā)展中的高校，?？倓?wù)處可以說(shuō)在其中要扮演一個(gè)“總管家”的角色。對(duì)于北京工商管理專(zhuān)修學(xué)院來(lái)說(shuō)，學(xué)校所有的硬件都由總務(wù)處集中采購(gòu)和管理，這其中自然也包括各院系配備的激光打印機(jī)以及相應(yīng)的耗材。提起這些激光打印機(jī)，?？倓?wù)處王處長(zhǎng)感觸頗多，因?yàn)樗罱鼊倓偨?jīng)歷了一次打印成本管理思路上的新轉(zhuǎn)變。
“打印成本管理，看似是小事，其實(shí)是大事!”這是王處長(zhǎng)在經(jīng)歷了這幾年學(xué)校打印成本管理工作后總結(jié)出的一句話。據(jù)了解，目前在這所民辦高校內(nèi)，幾乎所有的教師辦公室都配備了小型桌面激光打印機(jī)，以滿足老師們?nèi)粘５奈募?、教案等資料打印需求。像價(jià)格在千元左右的小型黑白激光打印機(jī)，全學(xué)校就有近百臺(tái)之多。這些打印設(shè)備都是通過(guò)學(xué)?？倓?wù)處進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)于總務(wù)處而言，由于打印機(jī)都是幾年前一次性購(gòu)買(mǎi)，大部分還都在使用中，因此長(zhǎng)期以來(lái)，后期的耗材使用以及設(shè)備維護(hù)的資金投入才是重點(diǎn)。經(jīng)過(guò)了這幾年的工作，王處長(zhǎng)也深感，后期的花費(fèi)遠(yuǎn)比初期購(gòu)買(mǎi)要高得多，因此也越來(lái)越加以重視。
從延長(zhǎng)保修服務(wù)看成本控制
不久前，學(xué)校淘汰了一批初期購(gòu)買(mǎi)的舊打印設(shè)備，因此總務(wù)處需要購(gòu)買(mǎi)替換的新機(jī)型。總務(wù)處經(jīng)過(guò)比較，最終選擇了佳能LBP2900+激光打印機(jī)。而讓?？倓?wù)處心動(dòng)的原因很簡(jiǎn)單，就是因?yàn)檫@款產(chǎn)品是在當(dāng)前同類(lèi)產(chǎn)品中惟一一款提供了三年保修服務(wù)的機(jī)型?？刹灰∏七@多出的兩年保修服務(wù)，這對(duì)于學(xué)校的設(shè)備管理部門(mén)來(lái)說(shuō)卻可以帶來(lái)雙重驚喜。***重驚喜便是設(shè)備的后期維護(hù)成本大幅下降。按照王處長(zhǎng)以往的經(jīng)驗(yàn)，以前不少打印機(jī)都是在使用一年后開(kāi)始出現(xiàn)各式各樣的小毛病，由于過(guò)了保修期，因此只能就近聯(lián)系一些個(gè)體維修點(diǎn)來(lái)進(jìn)行機(jī)器修理。光是每年用于打印機(jī)維修上的費(fèi)用就是一筆不小的開(kāi)支。而佳能提供了三年保修，三年內(nèi)的使用都更加有保障，自然也就能省下不少維修費(fèi)用。
佳能LBP2900+激光打印機(jī)體積小巧，節(jié)省辦公空間
那么第二重驚喜又是什么呢?以前為了省錢(qián)，總務(wù)處都是找一些個(gè)體修理點(diǎn)來(lái)維修設(shè)備，但是維修人員的技術(shù)水平有限，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)修理的現(xiàn)象，有些故障也無(wú)法徹底修復(fù)，一來(lái)花了很多無(wú)謂的費(fèi)用，二來(lái)也嚴(yán)重影響了正常的辦公使用。而如今有了佳能的三年保修服務(wù)，便有了佳能專(zhuān)業(yè)維修人員提供的技術(shù)保障了，總務(wù)處管理起來(lái)也就更加省心。
對(duì)于原裝耗材認(rèn)識(shí)的新轉(zhuǎn)變
此次購(gòu)買(mǎi)使用佳能LBP2900+激光打印機(jī)，帶給總務(wù)處王處長(zhǎng)的另一份收獲便是對(duì)于原裝耗材的認(rèn)識(shí)有所轉(zhuǎn)變。實(shí)際上這些年來(lái)，由于要負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)校的耗材供給，因此每個(gè)月的需求量都很大，如果趕上開(kāi)學(xué)期間，需求會(huì)更加突出。因此，總務(wù)處出于成本控制考慮，一直都是采用灌粉的方式來(lái)進(jìn)行后續(xù)打印耗材的補(bǔ)充。當(dāng)初選擇灌粉方式，也是認(rèn)為每罐一次粉的費(fèi)用很低，大約5、60元，相比于購(gòu)買(mǎi)原裝耗材來(lái)說(shuō)便宜很多。但長(zhǎng)時(shí)間下來(lái)，其弊端也逐漸顯露出來(lái)。其一是每次灌粉后大約只能打印三四百?gòu)埍銜?huì)提示墨粉不足，這樣就要增加灌粉頻率，低價(jià)的優(yōu)勢(shì)也就打了很大折扣;其二則是打印質(zhì)量非常不穩(wěn)定，經(jīng)常有老師來(lái)總務(wù)處抱怨硒鼓漏粉造成打印效果下降;其三則是灌粉也存在對(duì)打印機(jī)造成故障的隱患。因此，王處長(zhǎng)近來(lái)也在思考如何在控制打印成本的基礎(chǔ)上解決這些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。
采用灌粉的耗材打印質(zhì)量難以保障
正巧在王處長(zhǎng)尋找解決方法之時(shí)，學(xué)校采購(gòu)了這批佳能LBP2900+激光打印機(jī)。由于佳能LBP2900+在出廠時(shí)便配備了標(biāo)準(zhǔn)容量的2000頁(yè)打印量硒鼓，這也讓王處長(zhǎng)和更多的老師們有機(jī)會(huì)使用佳能原裝耗材，經(jīng)過(guò)一個(gè)月的使用，看來(lái)王處長(zhǎng)便已經(jīng)找到了解決之道。
一條重要的反饋信息來(lái)源于教務(wù)處。由于近段時(shí)間需要打印大量的招生材料，因此教務(wù)部申請(qǐng)了一部LBP2900+打印機(jī)，本以為需要準(zhǔn)備更多的耗材，但這個(gè)月內(nèi)通過(guò)LBP2900+打印了大約1500張招生材料后，還顯示有大約四分之一的剩余墨粉，這讓教務(wù)處老師和王處長(zhǎng)都非常驚訝。沒(méi)想到佳能原裝耗材竟然如此耐用，要知道換作以往，這樣的打印量可是要進(jìn)行多次灌粉呢!
佳能LBP2900+激光打印機(jī)原裝硒鼓擁有2000頁(yè)打印量
基于教務(wù)處的反饋，總務(wù)處王處長(zhǎng)開(kāi)始算了一筆帳。以打印2000頁(yè)為標(biāo)準(zhǔn)，以往使用灌粉方式大約需要灌粉6次，以一次灌粉50元為例，也需要300元;而使用佳能原裝耗材，單個(gè)硒鼓就能實(shí)現(xiàn)2000頁(yè)打印能力，而原裝硒鼓市場(chǎng)價(jià)格在400元左右，但使用原裝耗材，無(wú)論從打印質(zhì)量還是售后服務(wù)方面都更有優(yōu)勢(shì)，也省去了總務(wù)處人員以往需要頻繁解決灌粉的繁瑣工作。
盡管此次購(gòu)買(mǎi)、使用佳能LBP2900+激光打印機(jī)只有一個(gè)多月的時(shí)間，但帶給北京工商管理專(zhuān)修學(xué)院的收獲卻足夠享用接下來(lái)的很長(zhǎng)時(shí)間。對(duì)于像北京工商管理專(zhuān)修學(xué)院這樣的民辦高校來(lái)說(shuō)，如何真正做到切實(shí)有效地控制日常辦公打印成本，促進(jìn)學(xué)校良性發(fā)展，本案例相信能幫助眾多民辦學(xué)校的管理者們找到一些答案。
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