企業(yè)用戶省錢有妙招 4個(gè)一體機(jī)使用技巧
與單功能的打印機(jī)、掃描儀相比，整合了打印、復(fù)印、掃描等功能的一體機(jī)顯然更加節(jié)省制造成本和辦公空間，同時(shí)一站式的操作也有助于進(jìn)一步提升工作效率，因此更加受到中小型企業(yè)、SOHO工作組以及家庭用戶的歡迎。
相信很多用戶都希望自己的多功能一體機(jī)能夠用的時(shí)間更長(zhǎng)一些，出的故障更少一點(diǎn)，而且花費(fèi)在維修和耗材上的費(fèi)用應(yīng)該更少一點(diǎn)。那么如何正確使用一體機(jī)呢?下面是我通過OA急救站收集的多功能一體機(jī)的正確使用方法，愿與廣大用戶一起分享。
1、多用連續(xù)復(fù)印
與普通打印機(jī)不一樣的是，一體機(jī)在每次啟動(dòng)時(shí)，都需要進(jìn)行重新預(yù)熱，如果長(zhǎng)期頻繁啟動(dòng)一體機(jī)的話，就很容易會(huì)影響一體機(jī)內(nèi)部光學(xué)器件的壽命。為了避免這種頻繁啟動(dòng)現(xiàn)象，我們應(yīng)該盡可能地集中作業(yè)，把需要復(fù)印的材料都集中起來，使用多功能一體機(jī)的連續(xù)復(fù)印功能，來進(jìn)行批量化操作，不但可以很好地保護(hù)一體機(jī)的壽命，還能提高復(fù)印的速度。
該功能的具體使用也是比較簡(jiǎn)單的，我們只要在一體機(jī)控制面版上將工作方式設(shè)置成“連續(xù)復(fù)印”模式，然后再按一下“復(fù)印”按鈕，多功能一體機(jī)就自動(dòng)把文稿復(fù)印好。但復(fù)印的文稿在數(shù)量上有一定的限制，一般的多功能機(jī)連續(xù)復(fù)印量最多是99頁，但這對(duì)于我們平常辦公相信已是綽綽有余了。
同時(shí)還可以進(jìn)行“多份連續(xù)復(fù)印”，這樣能同時(shí)連續(xù)復(fù)印成多份文稿，這在擁有較大復(fù)印量的情況下，是一種非常不錯(cuò)的選擇，操作時(shí)，在數(shù)字鍵盤上輸入將要復(fù)印的份數(shù)，點(diǎn)擊“復(fù)印”按鈕后，多功能一體機(jī)就會(huì)幫我們處理余下的事情。
對(duì)于少量的復(fù)印任務(wù)，除非特別緊急，一般不主張隨用隨復(fù)，而應(yīng)該是連續(xù)復(fù)印，以確保一體機(jī)高效工作。
2、事先擺放好紙張
擺放好紙張應(yīng)該包括使用優(yōu)質(zhì)打印紙或者傳真紙以及把紙張正確放置在導(dǎo)紙盒中，因?yàn)樵谝惑w機(jī)處于連續(xù)工作狀態(tài)時(shí)，最有可能影響效率的就是復(fù)印紙張出現(xiàn)問題，一旦紙張?jiān)趥魉瓦^程中出現(xiàn)什么異常，例如一體機(jī)不進(jìn)紙、多頁進(jìn)紙或者卡紙，這樣不但影響一體機(jī)的正常工作，嚴(yán)重的話還能損壞一體機(jī)內(nèi)部的紙張傳送裝置。
為了避免復(fù)印紙張傳送出問題，我們首先應(yīng)該確保使用高質(zhì)量的復(fù)印紙，其次要求復(fù)印紙擺放要正確，平整放置在送紙器內(nèi)，不要放得太滿，并且將導(dǎo)軌調(diào)整到適應(yīng)紙寬。一旦紙張卡在一體機(jī)內(nèi)部時(shí)，我們應(yīng)該盡量地關(guān)閉一體機(jī)電源，然后再小心地將卡住的復(fù)印紙從一體機(jī)內(nèi)取出來。
另外在安裝傳真紙時(shí)，筆者建議用戶使用標(biāo)準(zhǔn)的傳真用紙，并按照說明書將感熱面朝向打印頭的方向。未使用的感熱紙請(qǐng)勿放置陽光直射或潮濕的地方，以免感熱紙變質(zhì)導(dǎo)致感熱效果不佳，從而影響傳真效果。
此外，如果使用劣質(zhì)紙張的話，其粗糙表面很容易磨損一體機(jī)內(nèi)部的工作元件，從而造成打印或復(fù)印質(zhì)量下降，因此使用劣質(zhì)紙張絕對(duì)是一件得不償失的事情。
3、使用節(jié)省工作模式
與激光打印機(jī)的使用非常相似的是，一體機(jī)在工作過程中也需要消耗大量的紙張，特別是昂貴的墨粉開支更是阻礙多功能一體機(jī)迅速普及，為此新型的一體機(jī)都增加了“節(jié)省工作模式”功能，使用該功能能有效地降低耗材開支，所以各位用戶在使用一體機(jī)之前，首先應(yīng)該對(duì)一體機(jī)進(jìn)行合適的設(shè)置，讓一體機(jī)工作在節(jié)省節(jié)省工作模式狀態(tài)下。
現(xiàn)在市面上有許多類型的多功能一體機(jī)上都有一個(gè)節(jié)省墨粉的設(shè)置，人們只需要簡(jiǎn)單地單擊一體機(jī)操作面板上的一個(gè)按鈕就能實(shí)現(xiàn)這種節(jié)省墨粉的目的了，有的需要我們用戶根據(jù)操作說明書的要求，在控制面版上進(jìn)行相關(guān)設(shè)置，不過操作也不是太復(fù)雜。這種節(jié)省墨粉的功能，對(duì)于少量的復(fù)印作業(yè)可能不會(huì)太明顯，但是如果需要處理的信息量很大時(shí)，這種功能產(chǎn)生的效果就很顯著了。
4、保護(hù)感光鼓
在多功能一體機(jī)中，感光鼓可以算得上是一種較昂貴的耗材了，要想降低一體機(jī)的使用成本，必然要打感光鼓的注意了。而且感光鼓對(duì)一體機(jī)最終的輸出效果有很大的影響，要想得到理想的輸出效果，感光鼓的小心呵護(hù)是必須的。
也許有人說，感光鼓位于一體機(jī)的機(jī)身之內(nèi)，用戶怎么去保護(hù)他呀?不急，筆者這里所說的呵護(hù)，主要是指當(dāng)用戶從一體機(jī)中取出碳粉盒時(shí)對(duì)感光鼓的保護(hù)。由于感光鼓對(duì)工作環(huán)境的要求較高，它如果長(zhǎng)時(shí)間受太陽光照的話，可能就會(huì)影響最終的打印效果，甚至還會(huì)影響碳粉盒的使用壽命。
因此，在一體機(jī)需要更換墨粉或者檢查故障需要拿出碳粉盒時(shí)，我們一定要避免感光鼓放在陽光下直接照射，也不能在室內(nèi)燈光下放置超過十分鐘;另外還需要將碳粉盒放在一個(gè)干凈、平滑的表面上，而且要避免用手觸摸感光鼓，因?yàn)槿耸种干系挠椭鶗?huì)永久地破壞它的表面并會(huì)直接影響輸出效果。
另外在更換墨粉時(shí)，還要及時(shí)把廢粉收集倉中的廢粉清理干凈，因?yàn)閺U粉堆積太多時(shí)，在輸出的文稿上會(huì)出現(xiàn)麻點(diǎn)現(xiàn)象，嚴(yán)重的話還能損壞感光鼓。
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