不再因傳真發(fā)愁 傳真機(jī)日常應(yīng)用解析
最近幾天經(jīng)常有同事問傳真機(jī)如何發(fā)送傳真，如何接收傳真，其實(shí)使用傳真機(jī)發(fā)送、接收傳真機(jī)很簡單。不過站在非專業(yè)人士的角度想想，傳真機(jī)使用再簡單也有點(diǎn)無從下手的感覺，在我們單位經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況。相信很多單位都有不會使用傳真機(jī)的員工。為了能讓更多用戶了解傳真機(jī)，學(xué)會使用傳真機(jī)，下面筆者為大家介紹一下傳真機(jī)的工作情況以及日常應(yīng)用的注意事項(xiàng)。
復(fù)合機(jī)和傳真機(jī)
傳真機(jī)工作原理
傳真機(jī)工作原理其實(shí)和通信有關(guān)系，首先通過CCD掃描器把需要發(fā)送的文件掃描并傳遞給主板，然后通過調(diào)制解密器進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，然后把數(shù)據(jù)傳送給你對方的傳真機(jī)上，在發(fā)送傳真時(shí)，我們需要先接通電話，在通信的狀態(tài)下，然后啟動(dòng)數(shù)據(jù)傳送功能，數(shù)據(jù)傳送功能首先需要由接收傳真哪一方啟動(dòng)，當(dāng)發(fā)送方聽到對方給的信號以后，也按一下啟動(dòng)按鍵，即可發(fā)送信息。
激光傳真機(jī)
一般需要發(fā)送的文件在對方給完信息號以后才能掃描并發(fā)送，不過目前也有一些傳真機(jī)支持先掃描后發(fā)送，這類傳真機(jī)的工作原理其實(shí)是一樣的，只是機(jī)器內(nèi)配帶有存儲卡，可以臨時(shí)存儲數(shù)據(jù)。當(dāng)文件掃描完以后，發(fā)送方就完成了傳真操作，接收方的傳真機(jī)收到信息以后，傳真機(jī)通過調(diào)制解密器把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過來，形成文字打印出來。
在傳真機(jī)的工作過程當(dāng)中，不能有通信中斷，如果通信中斷傳真會自動(dòng)切斷，不能發(fā)送完整數(shù)據(jù)。因此很多傳真機(jī)都是有專門的電話線，這也體現(xiàn)了傳真機(jī)對通信的高要求。
傳真機(jī)使用技巧
目前市場中傳真機(jī)類型非常多，主要有噴墨傳真機(jī)、激光傳真機(jī)、熱敏傳真機(jī)、色帶傳真機(jī)，這四類傳真機(jī)在企業(yè)應(yīng)用都非常廣泛。這幾種傳真機(jī)雖然類型不同，但是他們的工作原理和使用技巧都差不多。
噴墨傳真一體機(jī)
發(fā)送傳真方法：在發(fā)送傳真時(shí)，我們需要先把手中的文件準(zhǔn)備好，對方的傳真號準(zhǔn)備好。首先把紙張放置在原稿進(jìn)紙槽中，放紙張的時(shí)候先看清楚傳真機(jī)上的標(biāo)示，看看字體是超下還是朝上，一般情況下都是字體朝下。把紙張放置好以后，就開始撥號。
當(dāng)電話撥通以后，先聽聽對方傳真機(jī)的反應(yīng)，如果對方傳真機(jī)直接給你信號了，那么你直接按一下啟動(dòng)按鍵即可，因?yàn)閷Ψ皆O(shè)置的是自動(dòng)接收模式;當(dāng)紙張全部進(jìn)紙完成，那么發(fā)送傳真的工作已經(jīng)完成，您只需要稍后打電話提醒對方，并詢問傳真件是否已經(jīng)接收到。
接收傳真：接收傳真有兩種方式，第一種就是把傳真機(jī)設(shè)置成自動(dòng)接收模式，無需人員管理，只要有客戶發(fā)送傳真，機(jī)器會自動(dòng)接收，并把傳真件打印出來，一般這種接收方式不太安全，很容易被同事誤拿。另外一種就是手動(dòng)接收模式，如果有客戶發(fā)送傳真過來，首先需要人來接聽電話，然后按一下啟動(dòng)按鍵給對方信號。
使用傳真機(jī)的注意事項(xiàng)
相信很多企業(yè)的傳真機(jī)經(jīng)常會接收到很多垃圾傳真，如果您想避免垃圾傳真的接收，在平時(shí)使用中就需要對傳真機(jī)進(jìn)行設(shè)置，不過一般的很多防垃圾傳真功能也不能阻止所有的垃圾傳真，所有如果用戶不想浪費(fèi)紙張，可以把傳真設(shè)置成手動(dòng)接收模式，所有的傳真都需要用戶接聽電話以后手動(dòng)按啟動(dòng)按鍵才能執(zhí)行接收。
熱敏傳真機(jī)
傳真機(jī)報(bào)錯(cuò)了怎么辦，這個(gè)是很多用戶經(jīng)常會碰到的問題，一般最常見檢查是否有碳粉和紙張。有些熱敏傳真機(jī)因?yàn)槭褂玫氖菬崦艏?，而熱敏紙都是安裝在機(jī)器內(nèi)，用戶看不到紙張的使用情況，當(dāng)用戶接收不到傳真時(shí)，很多用戶都覺得機(jī)器肯定出故障了，其實(shí)很多時(shí)候如果能夠主動(dòng)檢查一下是否有紙張，問題就能自行解決了。
很多工程師都有過這樣的經(jīng)歷，用戶傳真機(jī)復(fù)印件出現(xiàn)黑條，大部分都是掃描器上粘有東西，而掃描器上粘有東西的主要原因很多情況都是用戶自己造成的，比如很多用戶在發(fā)送傳真時(shí)，想把文件上的東西去掉，而去掉文字的辦法就是使用涂改液，而涂改液沒有干的情況下，在發(fā)送傳真時(shí)，涂改液就會粘在掃描器上。從而造成這類故障。因此建議用戶在使用中可以避免這類故障的發(fā)生。
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