您收到的電子郵件有可能多得鋪天蓋地。Microsoft Office Outlook 2007 提供了多種方法來幫助您管理收件箱。其中包括：使用待辦事項(xiàng)欄管理您的日程安排和任務(wù)；創(chuàng)建文件夾對您的郵件進(jìn)行分組；使用顏色、類別和標(biāo)志組織您的郵件。您還可以使用規(guī)則和垃圾郵件篩選器將郵件直接路由到相應(yīng)的文件夾。

使用待辦事項(xiàng)欄

若要跟蹤您的日程安排和任務(wù)，請使用 Office Outlook 2007 待辦事項(xiàng)欄。待辦事項(xiàng)欄中包含稱為日期導(dǎo)航器的小月歷、約會列表和任務(wù)列表。您可以直接在待辦事項(xiàng)欄中執(zhí)行許多 Office Outlook 2007 任務(wù)。

待辦事項(xiàng)欄任務(wù)

在文件夾中對郵件進(jìn)行分組

創(chuàng)建文件夾以組織 Office Outlook 2007 收件箱中的郵件。您可以根據(jù)主題、項(xiàng)目、發(fā)件人等進(jìn)行分組。

在文件夾中對郵件進(jìn)行分組

1. 在“文件”菜單上，指向“新建”，然后單擊“文件夾”。  
2. 鍵入文件夾的名稱。  
3. 導(dǎo)航到要放置文件夾的位置，然后單擊“確定”。  
4. 將所需的郵件拖動到新文件夾中。  
5. 對其他文件夾重復(fù)此過程。  

使用“搜索文件夾”

“搜索文件夾”顯示了滿足特定條件的郵件在郵箱中的存儲位置。搜索文件夾的示例包括：已分類郵件、大郵件和未讀郵件。

使用“搜索文件夾”

1. 在 Office Outlook 2007 窗口的左側(cè)窗格的底部，單擊信封圖標(biāo)選擇“郵件”視圖。  
2. 在“郵件”窗格中，找到“搜索文件夾”，然后單擊“+”展開“搜索文件夾”樹。  
3. 單擊一個(gè)默認(rèn)“搜索文件夾”。 將顯示滿足該文件夾條件的所有郵件。  

為郵件分配類別

類別提供了另一種組織電子郵件的方法。例如，您可以創(chuàng)建“預(yù)算”類別并將其分配給與團(tuán)隊(duì)預(yù)算相關(guān)的每封郵件。然后，您可以根據(jù)類別對全部郵件進(jìn)行排序以查找所有與預(yù)算相關(guān)的郵件。

創(chuàng)建新類別

1. 右鍵單擊一封郵件，指向“分類”，然后單擊“所有類別”。  
2. 在“顏色類別”對話框中，單擊“新建”。  
3. 在“添加新類別”對話框中，鍵入新類別的名稱（例如，預(yù)算）。  
4. 單擊“顏色”箭頭并為新類別選擇顏色。  
5. 單擊“確定”，然后再次單擊“確定”。  

將類別應(yīng)用于相關(guān)郵件

1. 右鍵單擊郵件文件夾中的一封郵件，指向“分類”，然后單擊一種類別，例如“預(yù)算”。  
2. 對所有相關(guān)郵件重復(fù)此過程。  
3. 應(yīng)用類別的其他方法如下：
   • 若要將某個(gè)類別同時(shí)分配給多個(gè)郵件，請選擇多個(gè)郵件，然后應(yīng)用此類別。您還可以向單個(gè)郵件分配多個(gè)類別。  
   • 若要將類別分配給打開的郵件，請單擊郵件工具欄上的“分類”，然后單擊一種類別。  

按類別對電子郵件進(jìn)行排序

1. 右鍵單擊“收件箱”窗口頂部的“排序字段”欄。  
2. 單擊“類別”。 電子郵件將按類別進(jìn)行排列，未分類的郵件顯示在前面。  
3. 在列表中向下滾動以查看按類別排列的郵件。  

重命名默認(rèn)類別

1. 在“操作”菜單中，指向“分類”，然后單擊“所有類別”。  
2. 選擇一種類別并單擊“重命名”。  

使用顏色和標(biāo)志組織郵件

收件箱中的郵件可能很難快速識別。顏色有助于您立即找到某些郵件。

您還可以對郵件應(yīng)用標(biāo)志。標(biāo)志提供了對郵件重要性的可視提醒。為郵件添加標(biāo)志后，郵件會自動顯示在待辦事項(xiàng)欄和任務(wù)列表中，從而更容易跟蹤。

對郵件應(yīng)用顏色

1. 在“郵件”視圖中，選擇一封電子郵件。  
2. 在“工具”菜單中，單擊“組織”。  
3. 在“組織收件箱的方式###”下，單擊“使用顏色”。  
4. 選擇您需要的條件，選擇顏色，然后單擊“應(yīng)用顏色”。  
5. 單擊“X”按鈕關(guān)閉“組織收件箱的方式###”窗格。  

為郵件添加標(biāo)志

1. 在“郵件”視圖中，右鍵單擊要為其添加標(biāo)志的郵件旁邊的標(biāo)志圖標(biāo)，然后單擊標(biāo)志選項(xiàng)。 郵件將顯示在“待辦事項(xiàng)欄”中以提醒您采取措施。  
2. 若要設(shè)置提醒，請右鍵單擊標(biāo)志圖標(biāo)，然后單擊“添加提醒”。  
3. 若要將添加了標(biāo)志的郵件標(biāo)記為已完成，請單擊相應(yīng)的標(biāo)志圖標(biāo)。 標(biāo)志將更改為選中標(biāo)記。  

使用電子郵件規(guī)則路由郵件

Office Outlook 2007 電子郵件規(guī)則基于您定義的條件自動路由傳入和傳出郵件，從而為您節(jié)省了時(shí)間，并使電子郵件更容易組織。

創(chuàng)建新規(guī)則

1. 在“郵件”視圖中的“工具”菜單上，單擊“規(guī)則和通知”。  
2. 在“規(guī)則和通知”對話框中，單擊“新建規(guī)則”。  
3. 按“規(guī)則向?qū)?rdquo;中的說明執(zhí)行操作。  
4. 到達(dá)此向?qū)У?**一頁時(shí)，單擊“完成”。  
5. 若要激活或停用新規(guī)則，請?jiān)?ldquo;規(guī)則和通知”對話框中，選中或清除該規(guī)則旁邊的復(fù)選框，然后單擊“確定”。  

使用垃圾郵件篩選器減少不需要的郵件

可通過公司篩選器篩出不需要的電子郵件。使用垃圾郵件篩選器有助于阻止不需要的郵件發(fā)送到收件箱。這些篩選器將識別為垃圾郵件的電子郵件發(fā)送到單獨(dú)的郵件文件夾。

調(diào)整垃圾郵件保護(hù)級別

1. 在“工具”菜單上，單擊“選項(xiàng)”。  
2. 在“選項(xiàng)”對話框的“***參數(shù)”選項(xiàng)卡中，單擊“垃圾郵件”。  
3. 在“垃圾郵件選項(xiàng)”對話框的“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡中，選擇一種保護(hù)級別。若要提供***程度的保護(hù)，請選擇“高”。

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