【51CTO.com 綜合報道】郵箱歸檔，是主要解決郵件在完成發(fā)送后的存儲、檢索、保密性及法律效力的問題而被提出的，根據(jù)企業(yè)用戶需求，對全域用戶收發(fā)郵件進行在線文檔、長期保留并允許實時搜索與訪問，實現(xiàn)歷史郵件可追索與查詢。

隨著企業(yè)信息化速度加速，企業(yè)信息管理成為企業(yè)運營與發(fā)展的關注問題，在近幾年企業(yè)郵箱市場行業(yè)發(fā)展中，郵件歸檔隨著企業(yè)通信信息存儲管理和法律要求等需求增加，逐漸成為郵件通信中重點關注的熱點之一。

郵箱歸檔，滿足信息管理和法律規(guī)范，大勢所趨

2002年，美國國會通過了針對上市公司財務和公司治理的 《塞班斯法案》（Sarbanes-Oxley Act，簡稱SOX法案或塞班斯法案）。法案要求：上市公司保留所有業(yè)務記錄，包括電子記錄和郵件在內，不少于５年。另外上市公司和注冊會計師事務所必須保留構成審計或評估基礎的審計工作報告、文檔和證明其結論的信息至少７年時間，即與審計工作報告和財務管理有關的電子郵件通訊業(yè)至少要保留７年。

2008年6月28日，國家財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》，自2009年7月1日起在上市公司范圍內施行，鼓勵非上市的大中型企業(yè)執(zhí)行。規(guī)范要求：企業(yè)應當利用信息技術促進信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術在信息與溝通中的作用。企業(yè)應當加強對信息系統(tǒng)開發(fā)與維護、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲存與保管、網絡安全等方面的控制，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行（摘自《規(guī)范》第四十一條）。

隨著各國政府一系列法規(guī)的出臺，對企業(yè)的電子郵件歸檔做出了明確規(guī)定。這意味著企業(yè)必須很好地管理和保留企業(yè)所有的電子郵件，以應付未來的電子郵件查詢需求，不然很可能給企業(yè)帶來風險。

同時，隨著IT系統(tǒng)成為提升企業(yè)運營管理效率及核心競爭力的重要推動力之一，郵件通信作為企業(yè)日常溝通的基礎工具，勢必需要滿足企業(yè)業(yè)務發(fā)展和效率提升的靈活所需。如何通過企業(yè)郵件的歸檔應用，減少企業(yè)郵件存儲成本，快速實現(xiàn)郵間的備份和檢索查詢，合理利用企業(yè)郵件資源及價值，是大多數(shù)企業(yè)，特別是對于信息安全性較高或者中大型規(guī)模企業(yè)需要重點關注的問題。因此，企業(yè)郵箱歸檔，勢在必行。

面對歸檔，郵箱“自建”PK“外包”，向左走，向右走？

“目前在實現(xiàn)企業(yè)郵件歸檔時，對于使用自建郵件服務器的企業(yè)來說，一般有2種方式，要么采用手工進行，要么需要采購第三方的郵件歸檔系統(tǒng)產品?！?63企業(yè)郵箱技術部負責人在接受采訪時介紹到，“手工進行歸檔不僅操作繁瑣，同時也需要耗費較高的人力和物力成本進行維護，同時操作的不規(guī)范性也容易給郵間存儲、備份安全帶來較大的風險和隱患，這種方式其實已經被淘汰，所以大多數(shù)自建郵箱企業(yè)，在實現(xiàn)郵件歸檔時，基本上通過購買第三方郵件歸檔系統(tǒng)進行。”

采用第三方企業(yè)郵箱歸檔系統(tǒng)時，企業(yè)除了購買郵件備份系統(tǒng)工具外，還需要自備歸檔服務器等存儲設備，并花費人力和成本進行備份管理和技術維護。在企業(yè)郵箱使用數(shù)量不足夠大時，比如郵箱用戶數(shù)低于1000用戶，企業(yè)因此而產生的產品和設備采購成本及人力精力維護費用會相對比較大，對于中小企業(yè)來講，這是筆需要持續(xù)投入的不小費用，反而不如轉型采用外包企業(yè)郵箱，啟用外包郵箱的專業(yè)郵件備份功能來的劃算。

在使用外包企業(yè)郵箱進行郵件歸檔時，一方面，外包企業(yè)郵箱運營商相對自建郵箱而言，在郵件技術和管理方面會更具專業(yè)性，通過專業(yè)服務的提供對于郵件的安全、使用性能等有較好的保障，在郵件存儲實現(xiàn)時，不需要企業(yè)再進行任何成本的付出，只需要通過支付一定服務費用，就可以獲得專業(yè)的郵件存儲和備份，大大節(jié)省了企業(yè)進行郵件存儲進行的設備采購、運營、管理和維護的周期和成本；同時，在技術故障突發(fā)時，只需要根據(jù)外包服務承諾進行監(jiān)督管理即可，也不需要花費人力進行故障排查和解決，一定程度提高了郵件存儲和管理效率；而且由于第三方郵件運營商的資質和專業(yè)性保障，從而維持了郵件存儲備份的客觀、公開、公正，使得某些上市企業(yè)的郵件信息管理因此更具法律價值和效力。

 263企業(yè)郵箱歸檔，貼近用戶需求，方便易管理

“263企業(yè)郵箱歸檔推出，是結合用戶需求出發(fā)的，郵件歸檔的功能設置和操作，也是基于前期的客戶應用調研積累進行研發(fā)的，因此在功能使用和應用操作上，更方便、安全、快速易管理”。263網絡通信技術總監(jiān)李宏宇介紹。

據(jù)了解，263企業(yè)郵箱歸檔功能設計主要從數(shù)據(jù)安全、實時歸檔、郵件檢索三個方面重點展開。在數(shù)據(jù)安全方面，針對企業(yè)郵箱管理員設置雙重密碼保護功能，通過密碼器生成的“動態(tài)密碼”及權限管理，***限度保證帳戶安全，并且針對備份存儲的企業(yè)郵件進行嚴格管理，郵件數(shù)據(jù)存儲通過法律協(xié)議進行保障，不經企業(yè)允許，無法在歸檔系統(tǒng)中直接刪除。在郵件歸檔功能上，通過雙服務器的運行，使得歸檔服務器與郵件服務器獨立運行，從而保證郵件歸檔的快速管理，而不受郵件收發(fā)的影響。郵件檢索方面，則根據(jù)檢索條件的不同進行不同的技術參數(shù)調用，從而保證檢索操作的快速方便和檢索信息的快速生成。

由此看來，從專業(yè)性和成本角度出發(fā)，外包企業(yè)郵箱對于企業(yè)郵箱歸檔的實現(xiàn)更易于貼近用戶，節(jié)省成本，滿足需求。而專業(yè)外包企業(yè)郵箱運營商的技術實力和運營能力，在企業(yè)郵箱歸檔實現(xiàn)上，是需要企業(yè)用戶在郵箱選型時需要重點關注的因素。263企業(yè)郵箱憑借15年電信運營經驗和領先技術實力，及外包郵箱市場占有率***的品牌（2009年艾瑞數(shù)據(jù)統(tǒng)計來源）運營能力，一直致力于為中國企業(yè)提供***價值的郵件運營外包服務，相信能夠給大多數(shù)企業(yè)郵箱用戶提供***價值的安全保障。