企業(yè)采用AI已不再是理論，而是正在發(fā)生的現(xiàn)實(shí)——無論企業(yè)是否做好準(zhǔn)備。員工正在使用公開可用的AI工具完成實(shí)際工作：總結(jié)文檔、撰寫郵件、生成報告、翻譯資料、編寫代碼、解答問題。他們并非因?yàn)楸粡?qiáng)制去做，而是因?yàn)檫@些工具能快速、有效地解決實(shí)際問題。貼近業(yè)務(wù)的人已率先行動，唯一的問題是領(lǐng)導(dǎo)層是否注意到這點(diǎn)。

禁止或拖延并不能阻止這種行為。工具獲取門檻低、收益顯著，企業(yè)層面的禁令只會削弱可見性與管控，反而促使員工在缺乏安全、治理與組織對齊的情況下私自使用AI。那些自認(rèn)為“因未批準(zhǔn)所以未使用AI”的企業(yè)認(rèn)知是錯誤的。影子AI已經(jīng)普遍存在，帶來飛速上升的數(shù)據(jù)風(fēng)險：員工可能在所謂“AI工具”中下載惡意軟件，或?qū)е轮R產(chǎn)權(quán)外泄。通過政策禁聲并不會降低風(fēng)險，反而會放大風(fēng)險。

企業(yè)AI采納的四個階段

領(lǐng)導(dǎo)層真正需要回答的問題是：如何讓員工在組織各層使用獲批的AI工具?

成功的采納始于清晰認(rèn)知。AI不是一次性上線的工具，而是一種需要逐步嵌入工作方式的能力。它分階段發(fā)展，每一階段建立在前一階段的成功之上。試圖跨越階段或自上而下強(qiáng)推的企業(yè)，通常無法創(chuàng)造持續(xù)價值。

第一階段：用戶采納

這是最基礎(chǔ)也是最容易出錯的階段。要在此階段取得成功，領(lǐng)導(dǎo)層必須以安全、受支持且符合政策的方式向員工開放AI。目標(biāo)不是培訓(xùn)本身，而是個人實(shí)用性：工具能否高效地總結(jié)文檔、起草郵件或提取關(guān)鍵信息?如果能，用戶會自然而然地采用;如果需要復(fù)雜配置或培訓(xùn)，用戶往往不會使用;若沒有獲批工具，員工會自行尋找替代方案。這一階段是企業(yè)AI戰(zhàn)略的基石。若在個體層面缺乏廣泛、自愿的獲批使用，任何更大規(guī)模的策略都無法落實(shí)。

第二階段：個人生產(chǎn)力提升

當(dāng)用戶在日常工作中找到價值，組織進(jìn)入第二階段。AI成為完成任務(wù)的一部分：草稿寫得更快、筆記總結(jié)更高效、數(shù)據(jù)處理更一致、重復(fù)性工作減少或消除。成千上萬名用戶每天節(jié)省的零散時間會迅速累積成顯著產(chǎn)出。更重要的是，使用開始可被度量，組織能識別有效場景、痛點(diǎn)及最有價值的用例。

第三階段：用戶驅(qū)動的流程優(yōu)化

此階段用戶會將多種AI能力串聯(lián)，完成更復(fù)雜的工作流。例如，某員工可能用AI提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、分析、生成摘要并輸出客戶報告。AI從“助手”轉(zhuǎn)為“協(xié)作者”。該階段常令領(lǐng)導(dǎo)層驚訝，因?yàn)樗故玖顺売脩粼讷@得訪問與自主權(quán)后的快速創(chuàng)新。這樣的自發(fā)工作流不應(yīng)被忽視，而應(yīng)被監(jiān)控、驗(yàn)證并為正式化做好準(zhǔn)備。

第四階段：業(yè)務(wù)驅(qū)動的流程優(yōu)化

在這一階段，AI被嵌入系統(tǒng)與流程，已非用戶臨時打開的工具，而是流程運(yùn)轉(zhuǎn)的核心。模型承擔(dān)分類、分診、優(yōu)先級劃分、路由與預(yù)測等功能，人工復(fù)核變?yōu)槔舛浅B(tài)。效率提升不再局限于個體，而是系統(tǒng)性地顯現(xiàn)。AI成為企業(yè)的業(yè)務(wù)能力，而非僅是個人生產(chǎn)力工具，受到治理支持、性能監(jiān)控與作為運(yùn)營架構(gòu)的一部分進(jìn)行管理。若前三階段未執(zhí)行到位，就無法到達(dá)此階段。

為什么大多數(shù)企業(yè)卡在第一階段

盡管路徑清晰，許多企業(yè)仍難以邁出第一步。最常見的原因是平臺選擇不當(dāng)：要么沒有提供任何工具，要么所選工具類型不匹配。有的工具過于狹窄，僅適用于單一職能或團(tuán)隊;有的過于技術(shù)化，需配置或培訓(xùn)，超出普通用戶能力;還有的限制過度，以致用戶無法完成有意義的工作。任何上述錯誤都會破壞采納進(jìn)程。工具若不實(shí)用或不值得信任，就不會被使用;沒有使用，就沒有反饋、沒有價值，也沒有擴(kuò)展的正當(dāng)性。

最佳切入點(diǎn)是面向企業(yè)的通用型AI助手。它必須易于訪問、無需配置，并能在多角色中即時體現(xiàn)價值;同時必須滿足企業(yè)對數(shù)據(jù)安全、身份管理、策略執(zhí)行與模型透明性的要求。這不是某個細(xì)分場景的解決方案，而是基礎(chǔ)層，能讓員工在可觀察、可治理且安全的環(huán)境下試驗(yàn)、完成任務(wù)并逐步積累熟練度。

目前已有若干平臺可滿足這些需求：

ChatGPT Enterprise：提供安全托管的GPT-5版本，零數(shù)據(jù)留存、支持管理員監(jiān)管與單點(diǎn)登錄，部署簡單、易用。

Microsoft Copilot：嵌入Word、Excel、Outlook與Teams，對已規(guī)范使用Microsoft套件的企業(yè)尤其有效。

Google Workspace Duet AI：在Gmail、Docs與Sheets中提供類似支持。

Claude(Anthropic)：作為高質(zhì)量替代方案，擅長長文本總結(jié)與長上下文處理。

各平臺各有優(yōu)劣。關(guān)鍵不是找到“完美解”，而是選擇一個用戶能立刻采用、企業(yè)能負(fù)責(zé)任治理且具擴(kuò)展性的方案。平臺必須能支持企業(yè)從第一階段順利過渡，而無需大規(guī)模替換。最重要的是：它必須從第一天就可用。若工具不可用、不可信或獲取門檻高，采納將在起步階段夭折。

第一階段并非試點(diǎn)或概念驗(yàn)證(POC)，而是讓全體員工以結(jié)構(gòu)化、可監(jiān)控的方式接觸AI，幫助他們在自身工作中發(fā)現(xiàn)價值，并讓組織觀察采納的熱點(diǎn)。后續(xù)的生產(chǎn)力提升、工作流重構(gòu)與流程優(yōu)化，均依賴于這一基礎(chǔ)。只有當(dāng)員工真正用AI完成實(shí)際工作時，企業(yè)才能明確后續(xù)的投資方向與擴(kuò)展路徑。

采納的起點(diǎn)不是路線圖，而是訪問權(quán)。當(dāng)用戶手中有簡單、安全、實(shí)用的工具時，他們自然會使用;當(dāng)采納行為可見、可度量時，企業(yè)就能規(guī)劃下一步。這并非“創(chuàng)新表演”，而是衡量運(yùn)營就緒度的實(shí)務(wù)措施。那些猶豫不決的企業(yè)終將落后——不是因?yàn)槿狈υ妇?，而是因?yàn)槲茨苜x能員工付諸行動。